SharePoint Dokumentenmanagement: PDFs mit Lists, Power Automate und Syntex automatisch erstellen
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- čas přidán 16. 07. 2024
- Output Management und Dokumentenautomatisierung haben zum Ziel, interne und externe Nutzer möglichst automatisiert mit Dokumenten zu versorgen. Dabei soll der manuelle Aufwand bei der Dokumentenerstellung und beim Versand per E-Mail durch Workflows möglichst minimiert werden. Hier bieten sich also umfangreiche Möglichkeiten zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
In diesem Video zeige ich einen Usecase der automatisierten Dokumentenerstellung aus dem Fuhrparkmanagement. Zu sehen ist die Erstellung von Kfz-Überlassungsvereinbarungen aus einer SharePoint-Liste bzw. Microsoft Lists Liste durch einen Power Automate Flow, der durch die Erstellung eines neuen Listenelements getriggert wird. Die eigentliche Dokumentenerstellung übernimmt eine moderne Microsoft Syntex-Vorlage, die mittels einer neuen Power Automate Action angesprochen werden kann.
Das so erstellte Dokument wird in einer separaten Dokumentenbibliothek abgelegt und mit weiteren Metadaten verschlagwortet. Durch die Dokumentenerstellung wird ein zweiter Flow getriggert, der das Dokument automatisiert an den entsprechenden Empfänger versendet. Dazu kommt eine Shared Mailbox zum Einsatz.
Nach der Anwenderdemo zeige ich alle eingesetzten Komponenten nochmals ausführlich beim Blick hinter die Kulissen. Hier seht ihr insbesondere, wie der Flow nur dann getriggert wird, wenn eine bestimmte Triggerbedingung vorliegt, z.B. nach einer erfolgten Genehmigung.
Weiterführende Infos zu den Inhalten findet ihr unter anderem auf diesem Kanal unter diesen Links:
Microsoft Syntex und moderne Vorlagen
• SharePoint Vertragsman...
Power Automate Genehmigungsworkflows
• SharePoint Genehmigung...
00:00 Intro SharePoint Dokumentenmanagement
01:11 Demo Dokumentenerstellung aus SharePoint Liste
07:25 Automatisierung mit Power Automate und Microsoft Syntex
15:19 Best Practice Prozessmanagement
16:39 Videoempfehlungen zu SharePoint & Power Automate - Věda a technologie
Hallo, cooles und informatives Video. Kann man auch ohne Syntex über Power Automate ein Worddokument in eine PDF konvertieren?
Beste Grüße
Alexander
Hi, ja, ist auch ohne Syntex möglich. VG Björn
Hi, cooles Video und interessante Idee!
Ich habe versucht das ganze nach zu bauen, allerdings stoße ich auf einen Error weil mir die Syntex Lizenz fehlt um die PDF zu erstellen.
Wie ist das im Live Betrieb am besten, ein „Programm User“ erstellen der die Flows im Hintergrund ausführt und lizenziert wird? Benötigt dann ja aber wiederum extra andere Lizenzen wie E5 beispielsweise..
VG
Hi, Danke fürs Feedback. Die Empfehlung ist schon, Flows mit geschäftlicher Relevanz über einen Service-User und eine gesonderte Umgebung abzuwickeln. Für das Erstellen einer Umgebung ist eine Premium-Lizenz erforderlich. Alle User, die dann von den Funktionalitäten des Flows profitieren, müssen ebenfalls entsprechend lizensiert werden. Verwendet der Flow Premium-Konnektoren, dann müssen auch die profitierenden User Premium-Lizenzen haben (per User oder per Flow), damit der Flow compliant ist. Stichwort User-Multiplexing. Bei Syntex brauchst du auch die Lizenzen, jeweils wieder für die User, die über die Funktion Dokumente erstellen. Der Einstieg in E5 ist eigentlich nicht notwendig. Generell kann ich zur Power Platform-Lizensierung den Microsoft Q+A empfehlen: learn.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/power-automate-licensing/faqs
Hi, ich bin begeistert von Deinen Videos. Eine tolle und strukturierte Vorgehensweise. Ich wollte das mit dem Syntex sofort ausprobieren, scheitere aber am Download des Testversion. Mein Kollege sagt mir das der Dienst in Deutschland nicht angeboten wird. Was ich mir eigentlich nicht vorstellen kann, da Du ja schon länger darüber berichtest. Machen wir da eventuell etwas falsch? Wir haben Microsoft Office 365 Business Premium und Sharepoint Plan 1. Auch wenn wir über den Adminstrator gehen bekommen wir die Testversion nicht aktiviert.
Hi, Danke fürs Feedback zu meinen Videos. Die Testversion solltest Du auch über einen deutschen Tenant problemlos aktivieren können. Downloads sind dafür nicht notwendig. Du kannst mir gerne einen Screenshot an bjoern7272@gmail.com senden, aus dem ersichtlich wird, was genau ihr versucht habt, und wie dann ggf. die Fehlermeldung aussieht. Da sollten wir dann relativ schnell weiterkommen. VG Björn
@@preamp365 Hallo Herr Jansen, vielen Dank für die schnelle Nachricht. Der Screenshot sieht wie folgt aus.
[Bild]. Bei genaueren Infos muss ich meinen Kollegen fragen. Es muss auch etwas mit der Einstellung in Azure zu tun haben.
Ich weiß, nicht ob Sie den Screenshot sehen können?
@@user-wn4hj1dm1z Nein, der Screenshot ist hier leider nicht sichtbar.