Genehmigungsprozesse in Power Automate verändern alles!
Vložit
- čas přidán 7. 07. 2024
- Genehmigungsprozesse sind heutzutage unverzichtbar in Unternehmen - sei es bei der Freigabe von Ausgaben oder bei der Beantragung des nächsten Urlaubs. Oft laufen diese Prozesse noch manuell oder gar auf Papier ab. In diesem Video zeige ich dir, wie du mithilfe von Power Automate einen effizienten Genehmigungsprozess erstellen kannst.
🔍 Inhalte des Videos:
• Erstellung einer SharePoint-Liste für Ausgaben
• Anpassung von Berechtigungen für die Liste
• Erstellung eines automatisierten Cloudflows in Power Automate
• Starten des Genehmigungsprozesses bei Hinzufügen neuer Elemente zur SharePoint-Liste
• Benachrichtigungen für genehmigende Personen via E-Mail und Microsoft Teams
• Dynamische Aktualisierung des Status in der SharePoint-Liste
• Automatische Benachrichtigung des Antragsstellers über den endgültigen Status
🚀 Vorteile der Automatisierung:
• Effiziente Workflows und Zeitersparnis
• Nahtlose Integration zwischen Power Automate und SharePoint
• Verbesserte Kommunikation und Transparenz im Genehmigungsprozess
🎓 Weitere Tutorials:
• Horizontale Tabs: • SharePoint Formular op...
• Dateien in SharePoint Hochladen: • Dateien in die SharePo...
• People Picker: • People Picker: Benutze...
• Rechnungs App: • Rechnungen als PDF ers...
Folge dieser Schritt für Schritt Anleitung, um die Genehmigungsprozesse in deinem Unternehmen effizienter und transparenter abzuwickeln.
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Timestamps:
0:00 Ziel des Videos
1:10 SharePoint Liste erstellen
2:40 SharePoint Änderungen anfügen
3:21 SharePoint Berechtigungen verwalten
6:12 Power Automate Flow erstellen
6:43 Power Automate Trigger
7:33 Power Automate Verbindungsfehler
7:45 Trigger Bedingungen
8:02 Power Automate SharePoint Element aktualisieren
10:59 SharePoint Spalte Standardwert festlegen
11:28 Power Automate Genehmigung
14:55 Power Automate Bedingung
17:39 Power Automate Email versenden
21:37 Flow speichern und prüfen
21:59 Flow testen - Věda a technologie
Wie man den Vorgesetzten in Power Automate ermittelt:
- Aktion "Vorgesetzten abrufen (V2)" aus dem "Office 365-Benutzer" verwenden
- Der Aktion die Mailadresse des Benutzers übergeben, dessen Vorgesetzter ermittelt werden soll
- In folgenden Aktionen per dynamischem Inhalt auf die Eigenschaften (Mail, Name, ...) des Vorgesetzten zugreifen.
Falls du weitere Fragen oder Videoideen zu dem Thema hast, schreib mir gerne!
Vielen Dank! Ich denke das werde ich mir noch ein paar Mal anschauen müssen.
Es gibt schon viele Auswahlmöglichkeiten.
Das ist aber ein Tool, das die eMail-Flut tatsächlich reduzieren kann und auf das Wesentliche reduziert. DANKE!
Werde ich mir heute Abend anschauen 😊 danke für das Video!
Gerne :)
Du hast mein leben verändert
Das freut mich :)
Top erklärt, danke 😎
Vielen Dank für dein Lob!
Sehr gutes Video! TOP! Danke
Vielen Dank für dein Lob!
Alles Gute bei deinen Projekten.
Grandios, vielen Dank dafür!!!
Natürlich wäre es super, wenn man nicht eine statische E-Mailadresse hinterlegt wer der Genehmiger sein soll, sondern dass man Zugriff auf alle Nutzer hat oder sogar der nächste Vorgesetzte direkt vorgeschlagen wird.
Gerne :) Ja, vielleicht mache ich dazu nochmal ein eigenes Video, wie man solche Felder dynamisch befüllen kann. LG Kai
Hallo, ich habe gerade versucht ein Video zum Thema Vorgesetzten ermitteln zu erstellen und dabei gemerkt, dass das Thema für ein Video zu wenig hergibt. Daher hier nochmal niedergeschrieben, wie man den Vorgesetzten in Power Automate ermittelt:
- Aktion "Vorgesetzten abrufen (V2)" aus dem "Office 365-Benutzer" verwenden
- Der Aktion die Mailadresse des Benutzers übergeben, dessen Vorgesetzter ermittelt werden soll
- In folgenden Aktionen per dynamischem Inhalt auf die Eigenschaften (Mail, Name, ...) des Vorgesetzten zugreifen.
Falls du weitere Fragen oder Videoideen zu dem Thema hast, schreib mir gerne.
LG Kai
@@KaiWeissmann Danke für deine Mühen. Wenn ich soweit bin, schaue ich es mir auch anhand deiner Anleitung an!
Weiter so!
Hallo ....wirklich sehr hilfreich ihre Videos! Bitte gern weiter so. Falls es ihre Zeit erlaubt, dann gerne auch mal die Genehmigung aus einer AD Gruppe vormachen. Herzlichen Dank schon mal.
Brauche das Video nicht mal schauen um zu sagen das ich das brauchen werde! Danke :D
Sehr gerne :)
Perfekt erklärt!!
Mich würde noch interessieren wie ich zB den Vorgesetzten ermitteln kann und diesem dann die Mail schicke.
mich auch :-)
Hallo ihr beiden, vielen Dank für den Input. Ich nehme es mal als Videoidee auf. LG Kai
Hallo, ich habe gerade versucht ein Video zum Thema Vorgesetzten ermitteln zu erstellen und dabei gemerkt, dass das Thema für ein Video zu wenig hergibt. Daher hier niedergeschrieben, wie man den Vorgesetzten in Power Automate ermittelt:
- Aktion "Vorgesetzten abrufen (V2)" aus dem "Office 365-Benutzer" verwenden
- Der Aktion die Mailadresse des Benutzers übergeben, dessen Vorgesetzter ermittelt werden soll
- In folgenden Aktionen per dynamischem Inhalt auf die Eigenschaften (Mail, Name, ...) des Vorgesetzten zugreifen.
Falls ihr weitere Fragen oder Videoideen zu dem Thema habt, schreibt mir gerne.
LG Kai
Hallo Kai, super erklärt, vielen Dank für die Inspiration! Ich bin gerade dabei, mich mit Power Automate und Power Apps anzufreunden, daher ist die Frage vielleicht blöd, aber für mich super interessant :-): Der gleiche Prozess kann doch auch für Genehmiger außerhalb unserer Organisation verwendet werden, oder?
Hallo, freut mich, dass dir die Erklärung hilft und blöde Fragen gibt es hier (fast) keine 😃
Der im Video gezeigte Prozess funktioniert für Genehmiger in der Organisation und Guest User, d.h. BenutzerInnen, die im Active Directory deiner Organisation sind (diese brauchen auch keine aktive Lizenz).
Wenn die Genehmiger extern sein sollen, dann brauchen wir einen anderen Prozess, wie bspw. hier beschrieben (ungetestet): www.dynamicpeople.nl/en/news/approval-workflows-external-users/
Ich hoffe das hilft dir weiter!
LG Kai
Gibt es eine Möglichkeit eine Genehmigung als Schleife zu verschicken, z.b. einer Liste von Personen. Hier hält bei mir immer die Schleife an und wartet auf jede einzelne Rückmeldung. Lieben Dank
Hallo, als Schleife würde ich das nicht verschicken. Aber du kannst den Genehmigungstyp verändern, sodass du nur auf eine bzw. die erste Antwort wartest bis der Flow weitergeht. LG Kai
Hallo Kai, super Geschichte! Kann man im Raster den ersteller und genehmiger auch anzeigen lassen?
Hallo, freut mich, dass dir das Video gefällt! Meinst du mit Raster die SharePoint Liste? Falls ja, dann kannst du Ersteller und Genehmiger im Schritt "Element aktualisieren", in dem du auch "Genehmigt"/"Abgelehnt" reinschreibst, in die SharePoint Liste übernehmen. LG Kai
Hallo Kai, wieder ein gelungenes Video. Ich habe auch noch ein Frage dazu. bei mir funktioniert intern alles soweit ich möchte aber das Ich / Kollegen einen Kunden der nicht in meiner Organisation ist in einem Auswahlfeld auswählen können. Durch die Auswahl soll dann im Genehmigungsprozess automatisch die Mailadresse vom Kunden hinterlegt werden wo er seine Mail zum bestätigen gesendet bekommt. Vielen Dank wie immer und weiter so!
Hallo, freut mich, dass dir das Video gefällt!
Der im Video gezeigte Prozess funktioniert für Genehmiger in der Organisation und Guest User, d.h. BenutzerInnen, die im Active Directory deiner Organisation sind (diese brauchen auch keine aktive Lizenz).
Wenn die Genehmiger extern sein sollen, dann brauchen wir einen anderen Prozess, wie bspw. hier beschrieben (ungetestet): www.dynamicpeople.nl/en/news/approval-workflows-external-users/
Ich hoffe das hilft dir weiter!
LG Kai
@@KaiWeissmann ich schau es mir an spiele den Prozess mal durch und werde berichten. Vielen Dank
Ja, mach das. Und gerne in einem neuen Kommentar, weil ich für Antworten auf alte Kommentare keine Benachrichtigung erhalte bei CZcams. LG Kai
Hallo Kai,
kannst Du mir bitte helfen.
Auf SharePoint gibt es die Elemente „Status“ und „Sichtbarkeit“.
Wie kann ich mein Status und parallel die Sichtbarkeit eines Elementes auf SharePoint automatisch ändern lassen, sobald eine Genehmigung genehmigt wurde?
Z.B. reicht ein Mitarbeiter eine Idee ein und der Teamleiter genehmigt diese. Somit muss jetzt der Status von „Idee neu“ auf „Idee in Bearbeitung“ sein und auch automatisch sichtbar für andere Leiter.
Vielen Dank im Voraus!
VG
Hallo! Spontan wüsste ich nicht, dass wir in einer SharePoint Liste die Sichtbarkeit von der angemeldeten BenutzerIn abhängig machen können.
Ich würde entweder alle Datensätze immer sichtbar lassen und nur den Status verändern (so wie im Video gezeigt) oder eine eigene SharePoint Liste erstellen für die Ideen in Bearbeitung. Dann musst du die SharePoint Elemente im Genehmigungsprozess in die neue Liste schreiben mithilfe von Power Automate.
Ich hoffe das hilft dir weiter!
LG Kai
@@KaiWeissmann Vielen Dank!
Bei mir geht es um ein SharePoint, welches von mehreren Benutzern im Unternehmen angewendet wird und eine Anmeldung nicht stattfindet (ist freigeschalten). Es ist nur wichtig, dass der Status nur als Feld bei einer Genehmigung automatisch durch Power Automate geändert werden kann. Z.B. Status „Neu“ soll sich nach einer Genehmigung auf Status „In Prozess“ automatisch ändern.
Du kannst die Datensätze nur zum Lesen freigeben und dann mit Power Automate bearbeiten. Wie das geht, wird in diesem Video gezeigt: czcams.com/video/tiLyIL6Q2Wk/video.html&ab_channel=RezaDorrani
LG Kai
Fantastisch, Kai!
Ich habe eine Frage: Du hast die Berechtigungen so geändert, dass die Mitglieder der Gruppe "Members" keine Möglichkeit haben, das Feld "Status" einzufügen. Man kann dieses Feld auch in der Rasteransicht bearbeiten. Gibt es einen Weg, dass das Feld gar nicht geändert werden kann, außer mit Power Automate?
Danke dir,
Duob
Hallo Duob, freut mich, dass dir das Video gefällt!
Ja, du kannst prinzipiell die Berechtigung für die Liste auf Lesen setzen und dann immer nur das in Power Automate angesprochene Element zum Bearbeiten freigeben. Wie das geht, siehst du bspw. in diesem Video: czcams.com/video/tiLyIL6Q2Wk/video.html&ab_channel=RezaDorrani
LG Kai
@@KaiWeissmann Kai danke dir, dein Content über Excel, VAB und die Power Apps ist wirklich sehr sehr hilfreich. Das hat mir sehr viel geholfen. Ich schaue mir gerade jeden Video von dir und probiere gleich bei mir. weiter so!
Viele Grüße
Das freut mich sehr! Vielen Dank für deine Nachricht. Das motiviert mich sehr :)
Danke für eine ausführliche Anleitung. Eine Frage habe ich, wozu ist 'for each' gut? Wei bekommt man es hinzugefügt. Bei mir wurde nur bei Bedingung zu sehen.
Hey, freut mich, dass dir die Anleitung gefällt. Die For Each Schleife geht über alle Elemente in einer Gruppe und führt die umrahmten Aktionen für alle Elemente einzeln aus. LG Kai
@@KaiWeissmann Wie fügt man diese Objekt ein?
Du kannst das separat in den Aktionen unter For Each oder Apply To Each einfügen. Wenn es relevant ist, fügt Power Automate das aber auch selbst ein. LG Kai
@@feofan6965 Genau das wollte ich auch fragen. Bei mir erscheint leider 'for each' auch nicht automatisch, bei der ID Einführung, auch in der Englischen Version :-( und ich finde des auch nicht.
@Kai sonst ist das ein tolles Video, vielen Dank :-)
Mehrzahl von Status ist Status mit einem langen uuuu :)
Werde ich beim nächsten Mal einbauen 😀