Microsoft Teams und SharePoint Dateiablagen im Projektmanagement
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- čas přidán 4. 07. 2024
- Mit Microsoft 365, Teams, OneDrive und SharePoint Online entstehen zusätzliche Speicherorte für Dateien. Anwendern ist jedoch auf unklar, welche Dateien noch auf dem Fileserver gespeichert werden sollen und welche Dateien in Teams oder SharePoint liegen können. Die Folge: Teams Wildwuchs. Die Antwort auf die Frage, wie eine praktikable Lösung aussieht, heisst wie so oft: Es kommt darauf an...
Hier hilft nur ein klares Konzept vor dem Hintergrund eines definierten Anwendungsfalls. Im Video stelle ich in einer ausführlichen Demo ein Konzept zum Aufbau einer zentralen Dateiablage für projektorientierte Unternehmen vor. Dieses Konzept kombiniert eine Struktur von Projektverzeichnissen auf einer SharePoint-Site mit dem Zugriff der Anwender aus Teams-Kanälen. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Möglichkeit des abteilungsübergreifenden Zugriffs und Überlegungen zum Datenlebenszyklus von der Anbahnungsphase eines Projektes bis zur Servicephase.
Zusätzlich verwende ich für die automatische Anlage der Projektordner und Unterverzeichnisse einen Flow in Power Automate. Dieser wird aus einer zentralen Projektliste (Microsoft Lists) ausgelöst und stellt sicher, dass die Dateiablage über alle Projekte gleich strukturiert ist. Und damit ist dann auch der wichtigste Faktor für eine hohe Benutzerakzeptanz gegeben, nämlich Klarheit in den Dateiablagen.
Zusammenfassung der Lösungen in diesem Video:
Microsoft Teams für den Benutzerzugriff auf Dateiablagen
Microsoft SharePoint Online für die zentrale Dateiablage
Microsoft Lists für die Pflege einer zentralen Projektliste
Power Automate für die automatische Anlage der Projektordnerstruktur bei neuen Projekten
00:00 Einleitung Teams Dateiablagen
01:13 Anforderungen an Dateiablagen
04:10 Zentrale SharePoint Projektordner
07:17 Teams in Verbindung mit SharePoint-Ablagen
10:08 Multichannel Kommunikation mit Dateien
14:30 Ordnerstruktur mit Power Automate erzeugen
22:47 Empfehlungen Dateiablagen in Teams
24:07 Videoempfehlungen Teams und SharePoint Online - Věda a technologie
Richtig wertvolle Tipps, danke!
Hi, so soll es sein! Danke für Dein Feedback! VG Björn
Tolles Video, top erklärt 👍👍👍
Danke!
Richtig gutes Video, waren sehr nützliche Inhalte drin
Vor allem der Input von Power Automate hat mir gefallen. Davon gerne mehr :)
Hi, schön, wenn dir dir die Inhalte weiterhelfen. Power Automate wird zukünftig häufiger vorkommen. Das nächste Video wird aber erstmal in Richtung Project Online gehen. VG Björn
Kann mich dem vorgenannten Lob nur anschließen und würde gerne wissen, wie die Flows aufgebaut wurden.
Danke für Dein Feedback schon einmal im Voraus.
LG aus Tokyo
Wirklich tolle Sache, was ich noch toll fände, dass, wenn man in einem Projekt-Kanal ist, direkt in den Unterorder des Projektes käme über den Dateien-Link in Teams. Also, dass man sich nicht mehr runterhangeln müsste. Aber das Konzept ist ech gut.
Danke fürs Feedback! Vielleicht kommt so eine Lösung ja noch...
Sehr gutes Video. Inhalt sowie Struktur.
Danke für dein Feedback!
🎉🎉super Video, sehr gut erklärt😊
Danke für dein Feedback 😃
Ich bin immer dankbar für freien Content und Ideen. Bitte nimm als Autor mit, dass ich mich hier trotz dessen geärgert habe, dass die Präsentation so unvollständig war, weil es nicht vollständig erklärt war. Zusätzlich führt das Umbenennen der Flows dazu, dass man möglichst keine Informationen bekommt, welche Flows mit Aktionen / Trigger zu wählen ist. Es hat mich erheblich mehr Zeit gekostet, dies zu eruieren, im Gegensatz dazu hättest du max. 5 Minuten mehr benötigt, um es vollständig zu erklären, was man auch an den ratsuchenden Kommentaren erkennt. Schade.
Hi, im Video und auf der Kanalseite findest Du meine Kontaktdaten. Konkrete Fragen zu Komponenten im Flow beantworte ich gerne. VG Björn
Hallo Björn,
In 09:17 zeigst du die Dateiablagestruktur im Kanal P001 Hamburg.
Die Verlinkung zeigt auf die gesamte Projektablage.
Lässt sich das so steuern, daß im Kanal P001 Hamburg auch nur die Dateien des P001 Hamburg angezeigt werden und nicht auch P002 Osnabrück?
Ich denke das wird bei z.B. 10 Projekten etwas unübersichtlich für die User, wenn das relevante Projekt in der Ablage irgendwo mittendrin ist z.B: P007 Düsseldorf.
Ansonsten ist es wie immer ein super Video.
Danke dafür :-) Natürlich einen Daumen hoch (Y)
Mit der Standardfunktion ist das so leider nicht möglich, da kannst du nur die Bibliothek einbinden. Ggf. Erfolgt im Hintergrund eine Verteilung der Projekte auf mehrere Bibliotheken, um die Struktur zu entlasten. Mir ging es im Video eher um das Schema. VG Björn
Super! Ist es mit Power Automate auch möglich eine OneNote Projektstruktur anzubinden? Teams = Kommunikation+zentrales Zugriffstool, OneNote = Dokumentation, Share Pointe = Dateiablage
Hi, das wird möglich sein, mit dem Weg, über Power Automate die Graph API anzusprechen. Ausprobiert hab ich das allerdings noch nicht. VG Björn
Hi Björn, könnte ich von die Screens bekommen, wie man die Unterordner in Power Automate anlegt? Würde mich über deine Rückmeldung freuen.
Hi, sende mir gerne eine Mail an bjoern7272@gmail.com ; dann sende ich dir die Screenshots zum Flow. VG Björn
Hallo Björn, kannst du den FLOW im Detail zeigen, oder freigeben/veröffentlichen?
Hi, schreib mir gerne für Detailscreenshots an bjoern7272@gmail.com VG Björn
Hallo! Danke für das Video!
Wenn ich einen Thread in mehrere Kanäle poste, sehe ich die Antworten aber leider nur in dem Kanal in dem die Antwort geschrieben wurde. Oder kann man die Antworten auch in alle Kanäle senden?
Grüße Steffen
Richtig beobachtet, leider gibt es keinen Geheimtipp dafür. Helfen also nur organisatorische Lösungen. VG Björn
Hoi Björn, super Video. Ich bin gerade am ausprobieren. Leider kann ich die Unterordnerstruktur nicht anlegen. Kannst du mir bitte sagen wie der Flow am Schluss aussieht "Erstellung Unterordnerstruktur" Das wäre super. Danke schön
Hi, die Info liefere ich dir noch nach, bin momentan unterwegs ohne Zugriff auf das Demosystem. VG Björn
"Erstellung Unterordnerstruktur" ha ich auch versucht.... finde das Lement nicht! Kannst du hier bitte mal einen Hinweis geben, Danke
Hi, das Element ist auch "Ordner erstellen", ich benenne die Elemente oft um zwecks besser Dokumentation.
Hallo Björn
KAnnst du in deinen nächsten Videos vielleicht mehr auf die Flows eingehen?
Bzw. welche Befehle verwendet wurden oder gar ein Export des Flows machen und zurverfügung stelle?
Hi, schreib mir gerne eine Mail an bjoern7272@gmail.com, dann sende ich dir Screenshots vom Flow. VG Björn
habe ich soeben gemacht
@@preamp365 könntest du mir auch diese Screenshots zur Verfügung stellen?✌️
Hallo Björn, du hast ja einen absoluten Plan von der MS 365 Welt, ist es möglich dich als Dienstleister zur Eirichtung einiger Dinge zu buchen ?
Gruss Lars
Hallo Lars, ja, ich bin in diesem Bereich als selbstständiger Berater unterwegs. Schreib mir gerne mit deinen Kontaktdaten an bjoern7272@gmail.com, ich melde mich dann bei die. VG Björn
Tolles Video, nur meine Frage:
Geht das heute auch noch?
Ich verzweifle an der Verknüpfung in der Registerkarte, da Cloudspeicher dort nicht mehr eingebunden werden können, so Microsoft.
Das passiert jetzt alles durch Apps im Menü links oder Registerkarten, was ich für die "Zusammenarbeit" wirklich schade findet.
Evtl. hast du ja dafür einen neuen Ansatz?
Hi, die Funktion gibt es noch, heisst jetzt aber "Dokumentbibliothek hinzufügen". VG Björn
@@preamp365
stimmt, danke
Daraus ergibt sich aber, dass man immer nur den Link zur gesamten Bib setzen kann / Einzelne Unterordner waren bei uns nicht möglich.
Mein Gedanke war ein zentrales Team oder Kommunikationswebsite mit allen Dokumenten und dann je Teilbereich nur die "Verlinkung" des Teilbereichs in das Team
Oder das andere andersherum, sodass egal wie es einen Ort gibt für einen "zentralen" Zugriff.
Thema Berechtigungen habe ich dabei noch garnicht betrachtet
@@user-wc8vu1vq6q Es gibt natürlich verschiedene Konzepte für zentrale Ablagen. Generell entstehen auch dafür eher mehrere Sites im SharePoint. Und im Projektgeschäft ist es auch üblich, dass je Projekt eine Site angelegt wird. Wenn Du hier detaillierter in Bezug auf das spezifische Geschäftsmodell einsteigen möchtest, dann kann ich dazu Workshops anbieten. Schreib mir gerne unter bjoern7272@gmail.com
Danke für das tolle Video. Bei uns taucht aber immer wieder die Frage auf: Wo lege ich denn die Email's zu einem Projekt ab? Ich selbst habe in MS365 noch keine brauchbare Lösung gefunden und irgendwie hat MS bei der ganzen Teams-Integration Email's überhaupt nicht berücksichtigt. Vielleicht hat du einen Lösungsansatz? Vielen Dank
Hallo und danke für dein Feedback! Tatsächlich keine einfache Aufgabenstellung, wenn Kunden und Lieferanten nicht direkt in ein Projektteam eingeladen werden können. Ich persönlich halte Tools wie harmon.ie für recht hilfreich, damit lassen sich Mails und Anhänge aus Outlook heraus per Drag & Drop in die gewünschten Teams/SharePoint-Ordner verschieben und auch verschlagworten. Wenn die Anzahl der Projekte begrenzt ist, lässt sich auch über projektspezifische Postfächer (Shared Mailboxes) arbeiten. VG Björn
@@preamp365 Danke Björn für deinen Lösungsvorschlag. Das Tool kannte ich noch nicht, ist aber auch wieder mit Kosten verbunden. Wir versuchen gerade unsere Mails über Kanal-Email-Adresse in den Projekten abzulegen...
Hallo Björn, ein super Video. Gibt es für das erstellen der Unterordner über den automatisierten Flow eine detailliertere Information? Das wäre sehr hilfreich, Danke schöne!
Hi, ja, ich kann dir Screenshots senden, melde dich gerne über bjoern7272@gmail.com
@@preamp365 Hallo! Über diese Screenshots würde ich mich auch sehr freuen! Habe dir bereits vor 2 Wochen eine Anfrage dazu geschickt, aber noch keine Antwort von dir erhalten! 😬
@@krogerhausplan6250 Zu Deiner Rückfrage bzgl. der Triggerbedingung, unter der der Flow zur Anlage des Projektkanals startet, habe ich dir noch einen Screenshot gesendet. Funktioniert es jetzt so für dich?
@@preamp365 Vielen Dank für deine schnelle Hilfe! Bin heute erst dazu gekommen, das umzusetzen. Ohne deinen Screenshot wäre ich da nicht weitergekommen. Vielen Dank dafür!
Gerne!
Blofeld 😂😂😂
😎