SharePoint & DocuSign: Workflow Digitale Signatur mit Power Automate

Elektronische Signaturen sind ein zentraler Baustein bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die genauen Regularien für eSignaturen sind in der eIDAS-Verordnung geregelt.
Das Video zeigt einen Microsoft 365 Signaturworkflow ausgehend von einer SharePoint-Liste, aus der im ersten Schritt automatisiert PDF-Dokumente erzeugt und in einer Dokumentenbibliothek abgelegt werden. Hier kommen moderne Vorlagen aus Microsoft Syntex zur Anwendung.
Im zweiten Schritt können für die erzeugten Dokumente elektronische Signaturen angefordert werden. Dazu wird der Signaturvorgang inkl. des in SharePoint gespeicherten PDFs per Power Automate im Beispiel an DocuSign übergeben. Docusign ist eine Drittanbieter Signaturlösung, für die vorkonfigurierte Trigger und Actions in Power Automate verfügbar sind. Der Empfänger des Dokumentes wird per e-Mail über die angeforderte Signatur informiert und kann die Signatur direkt im Browser vornehmen. Die Signatur wird dabei als digitale Unterschrift sichtbar.
Im dritten Teilprozess überwacht Power Automate den Signaturstatus des Signaturumschlags. Erkennt Power Automate einen Statuswechsel, werden die Statusinformationen zur Envelope ID automatisch am Dokument als Metadaten im SharePoint erfasst. So bleibt der gesamte Vorgang im SharePoint überwachbar. Zusätzlich wird das signierte PDF mit dem Signaturzertifikat in SharePoint zurückgeschrieben.
Alternativ zu Docusign steht in Power Automate auch eine Integration für Adobe Sign zur Verfügung.
Zum Einstieg in die automatisierte Dokumenterstellung mit Microsoft Syntex Document Assembly und Modernen Vorlagen bitte dieses Video ansehen:
• SharePoint Dokumentenm...
Inhaltsverzeichnis und Kapitel:
00:00 Intro SharePoint & Elektronische Signaturen
01:08 Anwenderdemo DocuSign mit SharePoint
02:56 Erstellung PDF aus SharePoint-Liste
05:10 Anforderung Signatur über DocuSign
06:40 Signieren des Dokumentes
07:50 Signaturstatus in SharePoint verfolgen
09:05 Ansicht der signierten Dokumente in SharePoint
12:06 Umsetzung mit Power Automate
20:49 Empfehlungen zur SharePoint und eSignaturen
22:35 Videoempfehlungen zu SharePoint und Microsoft 365

[@SirviscaSH]

Vielen Dank! Hoffentlich ist es irgenwann möglich mit DocuSign auch mehrere PDFs gleichzeitig zu signieren. (Stapelsignatur)

[@preamp365]

Guter Punkt, den ich mir nochmal anschauen werde. VG Björn

[@knowmorecrypto]

"Add documents to an envelope" finde ich nicht als Aktion. Woran kann das liegen?

[@preamp365]

Hi, es kann sein, dass ich diesen Flow ausgehend von einer Vorlage gebaut habe. Habe eben nochmal nachgesehen, ich finde die Aktion auch nicht direkt wieder. Aber es gibt Docusign-Vorlagen, aus denen Du Dir die Aktion kopieren kannst. Nicht schön, dass das manchmal so inkonsistent ist. VG Björn

[@knowmorecrypto]

Das hilft tatsächlich! Das sind unheimlich viele Workflows, die mir damit in den Kopf schießen. Ganz herzlichen Dank für den Gedankenanstoß! @@preamp365