Power Automate & SharePoint - Workflows mit Trigger Conditions

Mit Power Automate lassen sich dokumentenbasierte Prozess und Workflows in Microsoft 365 und SharePoint Online einfach automatisieren. Damit Workflows jederzeit gewartet und erweitert werden können, stehen in Power Automate verschiedene Konzepte wie Solutions, Variablen usw. bereit. Zu den wichtigsten Konzepten gehören jedoch die Triggerbedingungen oder Trigger Conditions, mit denen gezielt gesteuert werden kann, wann und unter welchen konkreten Bedingungen welcher Flow auslösen soll.
In diesem Video zeige ich einen SharePoint-Anwendungsfall aus dem Qualitätswesen, in dem verschiedene QM-Dokumente in einer Dokumentenbibliothek mittels Metadaten verwaltet werden. Abhängig vom Status der Dokumente und den Metadaten können über Power Automate verschiedene Flows ausgelöst werden. Die Triggerbedingungen ermöglichen dabei klassische Fallunterscheidungen in den erforderlichen Workflows.
In Beispielen zeige ich, wie konkret ein- oder zweistufige Genehmigungsworkflows in Abhängigkeit der Dokumententypen Verfahrensanweisung oder Arbeitsanweisung gestartet werden können. Zusätzlich zeige ich, wie nach einer Genehmigung Änderungsmitteilungen automatisiert mit unterschiedlichen Inhalten an unterschiedliche Verteiler versendet werden können. Dabei wird im Video zwischen allgemeinen Veränderungsmittelungen im ISO 9001 Umfeld oder spezifischen Änderungsmitteilungen bei TISAX relevanten Dokumenten unterschieden.
Trigger Conditions können im SharePoint je nach Spaltendefinition unterschiedlich aufgebaut sein. Im Video zeige ich, wie in den Triggerbedingungen nach SharePoint Inhaltstyp, nach Wert eines Auswahlfeldes, nach Wert eines Ja/Nein-Feldes oder Genehmigungsstatus unterschieden werden kann, um den richtigen Workflow zur richtigen Zeit auszulösen.
00:00 Intro zu SharePoint Workflows
00:51 Einführung zu Trigger Conditions in Power Automate
04:12 Anwendungsfall SharePoint Genehmigungsworkflow
07:48 Triggerbedingungen 2-stufiger Genehmigungsworkflow
15:42 Triggerbedingungen 1-stufiger Genehmigungsworkflow
20:20 Fazit SharePoint Workflows mit Power Automate
21:46 Videoempfehlungen SharePoint

[@user-ub7tq5vv3w]

Echt starkes Video & eine super Einführung in die Trigger Conditions 👍👍👍👍

[@preamp365]

Danke für das sehr motivierende Feedback!

[@user-ub7tq5vv3w]

Ja bitte gern geschehen, besten Dank für den guten Inhalt@@preamp365

[@enricowolf2688]

Tolle Erklärung Björn! Kannst du mir erklären/ zeigen wie ich wenn ich eine Website von mehreren Ebenen (mehrere Personen pro Ebene) genehmigt habe möchte jedoch dies in einer Definierten Reihenfolge erfolgen soll. Danke für deine Antwort.

[@preamp365]

Hi, die Genehmigung wird für eine SharePoint Site oder eine Page innerhalb einer Site benötigt? Sende mir die Anforderung gerne detailliert an [e-mail] zu, dann kann ich dir sagen, ob das realisiert werden kann und zu welchem Aufwand. VG Björn