Microsoft Planner & Teams: Boards als Kopiervorlage verwenden!
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- čas přidán 16. 07. 2024
- Wiederkehrende Aufgaben, Projekte und Initiativen lassen sich mit dem Microsoft Planner besonders einfach planen, wenn ein Planner Board als Kopiervorlage angelegt wird. Aus diesem Template kann dann bei jedem konkreten Vorhaben der Plan kopiert werden.
Im Video zeige ich einen Usecase mit Teams und Planner, in dem für jeden Kanal ein Plan zur Organisation eines Events angelegt wird. Da alle Events einem Muster folgen, habe ich einen Kanal "Vorlagen" angelegt und darin einen Plan mit dem Namen Event Template erstellt. In diesem sind die Buckets und Aufgaben bereits angelegt.
Bei der Organisationen eines konkreten Events wird zuerst ein neuer Kanal als Projektraum angelegt. Im nächsten Schritt zeige ich, wie aus dem Template eine Kopie für das konkrete Vorhaben angelegt wird und für das Team bzw. die zugehörige Microsoft 365 Gruppe bereitgestellt wird. Zuletzt muss der Plan noch in der Kanalregisterkarte Tasks von Planner und To do aus den vorhandenen Plänen ausgewählt werden. Zum Hintergrund gehört das Wissen, dass ein Planner Plan immer mit einer Microsoft 365 Gruppe verbunden ist. Der Kopiervorgang selbst kann nicht direkt aus dem Teams Kanal veranlasst werden, sondern nur über eine Zusatzfunktion im Planner HUB.
Im Zuge der Planerstellung aus dem Template kann entschieden werden, welche Plandetails übernommen werden sollen. Im Beispiel werden sowohl die Buckets als auch die Aufgaben und Tasks übernommen.
In meinem Usecase wird so sichergestellt, dass ein neues Event immer auf Basis eines standardisierten Plans und Aufgabensets geplant wird, und keine Aufgaben vergessen werden.
00:00 Intro Planner Board Templates
00:38 Kopieren eines Planner Boards
07:05 Videoempfehlungen zu Teams und SharePoint - Věda a technologie
Perfekt danke ich gehe es probieren
Gerne!
Hi Björn, Danke für das Video. Kann man diesen Vorgang auch mit Power Automate automatisieren?
Hi, lässt sich automatisieren, aber nicht über einen Plan als Kopiervorlage sondern mit einer festen Plandefinition. Und der Weg führt über die Graph Api. Aber machbar. Meld Dich gerne über die Mailadresse in der Kanalinfo, wenn Du das Thema umgesetzt haben möchtest.
Moin Björn, ich habe alles soweit verstanden, vielen Dank! Kannst du mir bitte nur noch einmal erklären, warum bei mir das Feld "Anlagen", die ich mit kopieren möchte, ausgegraut ist und ich es nicht mit auswählen kann.
Hi, die Kopierfunktion für Anlagen wird aktiviert, wenn die Quellgruppe und die Zielgruppe im Kopiervorgang identisch sind. In meinem Beispiel also, wenn du innerhalb des Teams kopierst. VG Björn
Ich habe auch ein Board kopiert und in zwei verschiedene Kanäle eingefügt. Allerdings werden mir die Änderung in den Boards immer in allen geändert. Kann also nicht getrennt mit den Plänen arbeiten. Was mache ich falsch. Ansonsten wäre das eine tolle Option! Danke für die Rückmeldung.
Hi, wenn du zwei Plankopien im selben Team erzeugst, dann ist es wichtig, den Kopien neue Namen zu geben. So verhinderst du das versehentliche Einbinden der Kopiervorlage in einem neuen Kanal. Du hast vermutlich denselben Plan in mehreren Kanälen bereitgestellt. Hilft dir das schon weiter? VG Björn
Vielen herzlichen Dank für die schnelle Rückmeldung, der Tipp war echt Gold wert.
Prima, Danke fürs Feedback!