🚫 Dateichaos ade: Diese Regel steigert die Produktivität im Team! (Microsoft 365)
Vložit
- čas přidán 7. 07. 2024
- Bei der Arbeit mit Dateien gibt es einen Hauptgrund der zu Chaos, Fehlern und Suchzeiten führt. Wie man das ganz einfach vermeidet - darum geht’s in diesem Video.
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🎬 Videoinhalt
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00:00 Einleitung
00:19 Doppelablage vermeiden
02:55 Verlinkung und Versionshistorie statt Kopie
05:02 Gibt es Ausnahmen?
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Vielen Dank, bei uns ist ein ähnliches Chaos, zum Glück gibt es aber die Kaizen Akademie... Somit wird unser Chaos bald der Vergangenheit angehören.
Wir arbeiten derzeit schon sehr aktiv an der Umsetzung!😊
Dieses Video muss in jedes Büro! ❤
Wie immer ein informatives Video. Danke.
Aber ich denke das „Dateichaos“ beginnt schon bei der Namensvergabe von Dateien.
Hier müssen Regeln für alle aufgestellt werden um die Suche zu vereinfachen.
Dann merkt man schnell, dass auch die Ordnernamen und die Ordnerstruktur geregelt werden müssen. Dies sollte zu einer effizienteren Verwaltung und Suche führen.
Ja, Namenskonventionen sind hilfreich 👍
Kann ich voll unterschreiben, wir arbeiten genau SO. 👍. Danke fürs Video 🙂.
Das ist der richtige Weg und spart zudem einges an Mehraufwand beim Suchen und identifizieren der aktuellen Version. Problem bei der Einführung dieses Konzeptes ist die Resistenz einiger Benutzer/innen, was wohl hauptsächlich mit alten Gewohnheiten zu tun hat und oft auch von mangelndem Vertrauen und fehlendem Verständnis (Wissen) kommt.
Gutes Video.
Triff auch den Punkt der Zeit.
Die Lösung ist sicherlich besser, als wenn es 30 Kopien gibt.
Und was ist, wenn ein Vollpfosten auf Versehen die eine original Excel Datei aus Versehen einen Fehler einbaut und sie ändert.Dann gibt es zwar die Änderungshistorie. Aber in der Zwischenzeit haben die Datei schon 2 andere Personen wieder verändert und z.B.20 Personen habe mit der falschen Excel Datei Berechnungen hirnlos gemacht und sich darauf verlassen, dass die Ergebnisse stimmen.
Ist ja oftmals auf der Arbeit so, da bekommt man eine komplexe Excel Datei mit Formeln und Co und muss darin arbeiten usw. hat aber gar nicht die Zeit, sich in der Datei richtig zurechtzufinden, welche Zellenbezüge usw. Jetzt gemacht werden.
Kannte da mal nen Fall,d a wurde ein relativer /absoluter Zellenbezug $ aus versehen falsch von einem „Horst“ falsch kopiert, und die ganze Mannschaft, hat dann über 3 Monaten falsch gerechnet und keinem ist es davor aufgefallen.
Eine zentrale Datei verursacht sicherlich weniger Dateichaos, aber es kann dennoch Chaos verursachen, wenn mehrere Personen an einer Datei arbeiten.
Wie geht man damit am besten um?
@Alexander P. Wenn du denn "Horst" gefunden hast hat man das Problem aber immer noch ...
Ich denke solche Fehler lassen sich nie ganz vermeiden. Gerade bei komplexeren Excel Dateien hat man schnell einen Fehler "eingebaut". Und jegrösser das Team desto mehr "Horsts" ... 😉
Alte Dateien müssen immer ins Archiv verschoben werden, wenn man kopieren muss. Man muss die Kollegen ständig zu Disziplin anhalten, geht leider nicht anders.
Danke für das Video und leider haben nach Einführung von Google Workspace selbst unsere GF das Thema Kollaboration nicht verstanden. Schlimmer noch, es wird teilweise sogar noch mit Excel (also mir zwei Systemen parallel) gearbeitet. Dein Video zeigt ein generelles Problem, dass sich bei Einführung von egal ob Microsoft, Google oder auch Apple keiner Gedanken vorher über die Vorteile dieser Cloudlösungen macht. Dein Video bzgl. der Fehler zeigt es, dass die GL gut daran tut, sich professionelle Hilfe zu holen. Leider hören die nicht auf mich. Gruß Mark
@Mark, wir haben das gleiche Problem und alle sehen immer nur den Change und das das alles kompliziert ist. Einfach mal machen ist meine Devise und nicht alles zerreden 😮
Naja wenn die ganze Firma so Arbeitet , würde ich vor Glück heulen!
Es gibt bei uns alles: Onedrive, Sharepoint und noch nen Sharepoint System für externe und natürlich die guten alten Netzwerkordner wo man nur am Rechner zugreifen kann, nicht zu vergessen Natürlich - Desktop
Wir haben noch dazu mehrere Aussenstellen die jetzt alle ihr eigene Unterordner System hat - ist so Gewachsen wie die Digitalisierung eingezogen ist
ZB Die einen haben es schon recht gut gelöst - Hauptordner der AS dann Planung, das Jahr , Eingereicht , Genehmigt, Gebaut, Abgeschlossen
Andere haben dann Mittarbeiter der es Plant dann Jahr Eingereicht etc
Dann gibt es noch so Leute die alles schön in einem Ordner ablegen wo Jahr und Planung draufsteht - natürlich Physikalisch auf A4 Zettel mit Einlegeplätter
Und wenn jetzt einer kommt und sagt das müssen wir jetzt vereinheitlichen kommen meisten so Aussagen wie - das habe ich so von Anfang an so gemacht das mach ich bis zur Rente so.
Dazu kommt bei einigen noch eine Strutur in Outlook 🤪
@@dominicguilbert4694 ich kenn auch so einige die in Outlook ein Ordner System aufbauen das Sie hinterher nicht wissen wohin die Mails anlegen. Also wird in so einem Fall der „Posteingang“ quasi auch als Ordner missbraucht. Und von „inbox zero“ will ich erst nicht anfangen.
Erst mal herzlichen Dank für's Video. Ich musste teilweise pausieren, weil ich so lachen musste. Es trifft den Nagel auf den Kopf.
Momentan nutze ich kein Sharepoint. Statt also mit Links, arbeite ich mit Verknüpfungen. Beispiel: Bestellungen werden im Kundenordner abgelegt, aber man braucht schnellen Zugriff auf die entsprechende Datei im Projektordner. Mit einer Verknüpfung im Projektordner, kann ich vom Projektordner aus auf die Original-Bestellung zugreifen, ohne umständlich den Ordner wechseln zu müssen.
Wie immer genial!
Wie geht ihr mit pdfs und nicht M365 kompatiblen Formaten, wie Xmind, um?
Kopien für feste Versionsstände welche nicht mehr verändert werden dürfen, sollten erlaubt sein. Damit man mit dem Team weiter an der Masterdatei arbeiten kann. Die Dateiversionierung ist da nicht passend. Ansonsten häufig ein Alltagsproblem 🙂
Ich stimme zu. Soweit ich weiss, ist das für gewisse Dokumente eine Vorgabe, wenn ein Betrieb zertifiziert ist. Wichtig ist dann aber das die Version in dem Dateinamen klar ersichtlich ist. Ich persönlich würde die älteren Versionen dann in einen Archivordner verschieben, somit sind sie z.B. für ein Audit noch vorhanden, aber nur die aktuell gültige Version ist im Produktivordner.
na ich hoffe wirklich es gibt doch noch mindestens eine Kopie! #backup 🙂
Top, ich habe eine Frage. Bei ca. 3:50 wird ein Dokument aus Teams geöffnet und zwar sofort in der Desktop App, also Excel. Wie stellt man das ein, das es ohne Rückfrage, oder 3. Punkte-Menü geht.
Man kann das als Standard einstellen. Dazu in Teams auf die 3 Punkte (...) hinter einer Datei klicken > Öffnen > Standard ändern > Desktop App
@@buerokaizendigital danke für den Hinweis, ich kann da aber nur Teams oder Browser auswählen wenn ich den Standard ei stellen möchte. Ihr hattet direkt Desktop App. Das kann ich nur über drei Punkte "Öffnen", "In der App" auswählen. Muss ich aber jedes Mal. Vielleicht liegt das ja an der Vorab Version die im Video eingesetzt wurde.
Wir sind Kopierweltmeister! Und bevor wir etwas löschen, machen wir noch eine Sicherungskopie zuvor!
Sehr gut. Sicher ist sicher 😉
Wie bekomme ich den gelben Kreis und den Mauszeiger? Einfach ein tolles Feature
Macht unser Screencast-Programm automatisch bei der Bildschirmaufnahme (Screencast-O-Matic)
1:10 Die aktuellste Dateiversion findet man über die Sortierung der Dateien nach Änderungsdatum :)
bedingt wirksam 😅 es muss nur einer zufällig was anklicken und dann auf "Änderungen speichern" beim Schließen einer Datei drücken (wir alle kennen diese Kollegen, die Sätze oder Pop-Ups nie bis zum Ende lesen) und schon ist eine Version von 2019 mit Änderungsdatum 2023 ganz oben
@@timbotopher Mit einer einzigen Datei wäre ich immer sehr vorsichtig, .. weil wir alle kennen die Kollegen ..