SharePoint: Die optimale Ablage-Struktur!
Vložit
- čas přidán 16. 07. 2024
- Damit die gemeinsame Dateiablage gut funktioniert, ist eine klare Ablagestruktur hilfreich. Wie das mit SharePoint und Teams am besten funktioniert erfährst Du in diesem Video.
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🎬 Videoinhalt
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00:00 Einleitung
00:23 Möglichkeit 1: Ordner-Struktur
02:17 Möglichkeit 2: Metadaten
05:25 Spalten für Metadaten einrichten
07:36 Filtern, Gruppieren und Summen bilden
09:45 Fazit: Das Beste aus beiden Welten nutzen
Video "OneDrive: Die optimale Ordner-Struktur! (7 Ordner-System)": • OneDrive: Die optimale...
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Super Tipp, Vielen Dank. Schaue Eure Videos sehr gerne. Informativ und sehr wertvoll👍
Prima! Eine sehr wertvolle Sicht! Man macht sich zwar auch von diesen Metadaten und damit immer mehr von Microsoft abhängig - der Nutzen scheint aber groß zu sein. Das Dilemma ist Jedem, der bisher mit Verzeichnissen arbeitet im Alltag bekannt!
Mega Info! Vielen Dank.
Vielen Dank, das freut uns 😀
Richtig gut dargestellt. Danke für die guidance!
Sehr gut erklärt. Vielen Dank
Sehr spannend sowie einfach und verständlich aufgezeigt! Danke.
Im Büro arbeiten wir mit einem gemeinsamen Laufwerk auf dem jeder nach belieben die Projektordner erstellt und strukturiert. Demenrsprechend sieht es auch unübersichtlich aus. Alles ist Jahre gewachsen und nie hinterfragt worden.
Ich frage mich, ob es eine Möglichkeit gibt, auch z.B. in Sharepoint, eine Vorlagestruktur für Ornder zu erstellen, ohne nur eine bestehen Ordner zu "kopieren".
Sehr hilfreich. Danke hierfür!!
Einfach genial!
Super erklärt
Super Video! Danke dir!!
Mal wieder ein Top-Video. Habt Ihr eigentlich auch ein Video, wo es um die geschäftliche Wochen- Monatsplanung geht? (Struktur, Aufgaben, mit welchem Tool plane ich meine (regelmäßigen-) Termine, etc.) Danke vorab.
Vielen Dank, das freut uns sehr. Ja zum Thema Planung haben wir einige Videos im Kanal im Zusammenhang mit Outlook. Einfach mal durch den Kanal scrollen und die Outlook Videos anschauen.
Das kann ich beruflich super gebrauchen. Vielen Dank. 👏
Sind die Spalten bei den Metadaten immer vordefiniert oder kann ich eine eigene mit einer von mir definierten Spaltenüberschrift anlegen? 🤔
Meine Frage hat sich erledigt, hab's heute ausprobiert, man kann die Überschrift selber festlegen.
@@susanracepanda8162 Ja genau, die Überschrift kann man selbst festlegen 👍
Wieder ein gutes Video. Nach meiner Info kann jeder Kanal unter den Teams Dateien ablegen. Du erwähnst dein anderes Video zu Ordner Struktur welches auch sehr gut ist. Mich würde aber mal die Ansicht von deinen SharePoint Dateien im Windows Explorer interessieren. Wird das nicht unübersichtlich wenn man in mehreren Teams und Kanälen ist?
Nächsten Sonntag kommt ein Video zu dem Thema: Zusammenhang von Teams und SharePoint bei der Dateiablage 👍
Tolles Video. Danke dafür.
Jedoch kommen bei der Umsetzung trotzdem 1.000 weitere Fragen auf, die es aber mist intern initial zu klären gibt 😅.
Passend zum Video aber auch eine Frage: In welchem der gezeigten Ordner würde ich am besten das gezeigte "Vertragsmanagement" organisieren?
Gruß und Danke vorab für die Impulse.
Ja das stimmt. Eine Ablagestruktur ist immer individuell und es macht Sinn sich dazu etwas Gedanken zu machen. Wenn wir Unternehmen begleiten nehmen wir uns auch genügend Zeit für das Thema Ablagestruktur in den Abteilungen. Und alle Betroffenen sind bei der Erarbeitung der neuen Struktur dabei.
Sehr tolles Video und auch eine super Akademie. Ich habe eine Frage kann man die festgelegten Metadaten nur in SharePoint für jede einzelne Datei auswählen? Das wäre insofern ungünstig wenn ich in Teams die Dateien ablege und dann noch in SharePoint wechseln muss um die Metadaten auszufüllen.
Vielen Dank, das freut uns 😀🙏 Ja meines Wissens kann man aktuell die Metadaten in Teams noch nicht direkt pflegen. Kommt aber sicher irgendwann. Was man tun kann: Die Metadaten direkt im Office-Dokument pflegen beim Erstellen der Word-, Excel-, PowerPoint-Datei (unter "Datei" > "Informationen" > "Alle Informationen anzeigen"). Dann kann man sich den Schritt in SharePoint sparen.
@@buerokaizendigital Danke für die schnelle Antwort und den Tipp.
Ein sehr gutes Video. Gibt es das Feature Spalten erstellen als Standard oder ist es extra zugebucht?
Ist ein Standard auf SharePoint Webseiten
Das war sehr einfach erklärt, gibt es auch ein Video zu Ablagestrukturen mit Dokumentenmappen?
Vielen Dank für das Video. Wie sieht das mit den Aufbewahrungsfristen aus? Wie kann ich das einstellen?
Tolle Einführung, Danke.
Frage: Ich sehe die Spalten der Meta-Daten nur in der SharePoint-App. Kann ich die Spalten auch bei Ansicht im File-Explorer einblenden?
Meines Wissens nicht. Nur im Browser oder der Teams-App
@@buerokaizendigital Muss man in Teams noch besondere Einstellungen vornehmen, so dass man die Summen aus Sharepoint auch dort sieht? Bei mir werden sie nicht angezeigt. Die Farben der Spalte "Kostenstelle" (Feld "Auswahl") werden in Teams auch nicht dargestellt. Was übersehe ich?
@@matthiasspirat2368 Aktuell wird im Teams Client nicht alles dargestellt. Ist bei uns auch so. Im Zweifel erstmal eben im Browser arbeiten, wenn man diese Funktionen braucht...
Wie legt man für einzelne Ordner andere Spalten fest? Die Spalten sind ja an sich eine Einstellung der Dokumentbibliothek, das heißt aber, dass man für sämtliche Ordner dieselben Spalten hat und das ist meist nicht sachgerecht. Hat man in der Dokumentbibliothek z.B. einen Ordner mit Fotos, so sind ganz andere Metadaten interessant, z.B. Aufnahmedatum, Größe, Kameramodell usw.
Genau. Metadaten sind immer für die gesamte Dokumentenbibliothek verfügbar. Man hat auch schon im Standard deutlich mehr Spalten mit Metadaten im Hintergrund als man vermutet. Das stört auch nicht. Man kann für jeden Ordner (z.B. Bilder) eine eigene Ansicht erstellen, in der die gewünschten Metadaten eingeblendet werden. In anderen Ordnern nutzt man die Standard-Ansicht in denen die Metadaten nicht eingeblendet werden.
genau. Neben unterschiedlichen Ansichten, könnte man für diesen Fall (Fotos und Angebote) aber auch zwei unterschiedliche Dokumentenbibliotheken einrichten.
Guter Tipp, aber der Teufel steckt wie immer im Detail. Die Optionsspalten sollten als Pflichtangaben deklariert werden, sonst funktioniert nicht die Abfrage der Werte für die Optionsspalten, wenn man z.B. auf dem Desktop ein neues WORD Doc anlegen und direkt auf dem SP ablegen möchte. Manuelles Nacharbeiten auf dem SP ist sonst die Folge.
Bei vielen Megadaten empfiehlt sich außerdem, die Stichworte = Auswahl über eine separate SP Liste zu verwalten und über verknüpfte Spalten zu arbeiten.
Damit lässt sich auch Integrität und Löschweitergabe deklarieren und eine eigene Berechtigungsstruktur (wer darf Schlagworte ändern?) einrichten. Denn auf eine Auswahlspalten einer Dokumentenbibliothek lassen sich keine Berechtigungen einrichten und einiges mehr...
Danke für die guten Hinweise 👍
Kann es sein, dass Metadaten nur MS Office Dateien (Excel, Word) funktionieren, nicht aber bei Notizbüchern (OneNote)? Bei Office Dateien kann ich wie im Video gezeigt einen Wert aus einem Auswahlfeld hinzufügen, bei der OneNote Datei erscheint der Auswahldialog nicht..?
Meines Wissens funktionieren Metadaten bei allen Dateien. Ein OneNote Notizbuch ist aber keine Datei. Es ist ein Notizbuch. Das ist also eine Ausnahme.
Gilt das hier gesagt(vor allem zu den Metadaten) auch bei der Nutzung von Onedrive business zur Dateiablage?
Nein, für OneDrive ist die Funktion Metadaten nicht verfügbar. Zu OneDrive haben wir ein eigenes Video produziert: czcams.com/video/Sq-P9ZwsZv4/video.html
Unser Vertrieb muss nun die Ablage in den SharePoint überführen und hat bis zu 7 Unterordner. Dann kann man aber nicht mehr die Suchfunktion nutzen. Wie kann man das lösen? Wie viele Metadaten kann man eingeben?
Ist etwas komplex, um das bei CZcams in einem Kommentar zu klären. Unsere Berater können unterstützen. Bei Interesse bitte Kontaktformular auf unserer Webseite nutzen: buero-kaizen.de
Finde ich gerade sehr spannend. Wie ist das wenn ich einnen Support Vertrag habe, der jeden Monat eine Rechnung ergibt?
Können Unterordner freigegeben werden und der Kollege sieht dann auch den Hauptordner? (Ordnerpfad)
Schließen sich Ordner und Metadaten aus?
Nein, kann man beides schön kombinieren
Wenn ihr so macht, fängt die Spass wenn Ihr neue Dokumenten Bib oder Dokument hinzufügt. :)
Ordner sollen in SharePoint eigentlich nicht verwendet werden. Besser sind Dokumentmappen und Inhaltstypen. Da kann man noch viel mehr machen.
Bei der Verwendung von Metadaten, ist man immer von der Software abhängig. Eine Ordnerstruktur inkl. Dateien kann man einfach auf ein anderes Laufwerk ziehen und mitnehmen. Auch würde ich solche Daten niemals dem Microsoftkonzern überlassen. Diese Daten werden gescannt und analysiert. Und was ist wenn Microsoft mal keine Lust mehr hat, diese Daten zu verwalten? Dann sind alle Daten weg. Also ein redundantes Sicherungssystem ist unerlässig.
Eine gewisse Abhänigkeit ist immer und überall da - bei jeder Software und jeder Hardware. Dinge kommen und gehen. Und ja: Eine Sicherung ist immer wichtig. Ansonst gibt es SharePoint seit 20 Jahren und wird von 200.000 Unternehmen weltweit eingesetzt und hat 190 Millionen Nutzer. Ich vermute auch die nächsten 20 Jahre wird uns SharePoint weiter begleiten. Ds würde ich mir nicht zu viele Gedanken machen.
Da sollte man sich nochmal detaillierter beschäftigen einige Aussagen bürgen sehr starke Probleme. Man sollte nicht alles so übernehmen
Danke für den Hinweis. Darf ich fragen wo Sie Probleme sehen?