📂 SharePoint: Effiziente Dateiablage im Team (Tutorial)
Vložit
- čas přidán 16. 07. 2024
- Jedes Team braucht einen gemeinsamen Speicherort für die Dateiablage. Das kann z.B. Microsoft SharePoint sein. Was man dabei beachten muss, erfährst Du in diesem Video.
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🎬 Videoinhalt
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00:00 Einleitung
00:23 Was ist SharePoint?
01:21 SharePoint-Webseite anlegen
03:10 Ablagestruktur in SharePoint
04:17 Dateien erstellen und hochladen
05:09 Zugriff über den Windows Explorer
06:11 Versionsverlauf nutzen
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Danke, gut kurz erklärt für Onedrive Nutzer
Das ist eine super Dateiablage, die wir bei uns schon lange nutzen.
Kurz und knapp. Sehr gut, vielen Dank!
Schade ist, dass der Versionsverlauf nur Online zur Verfügung steht. In der App sucht man ihn vergebens...
Der Versionsverlauf ist in der Excel, Word, PowerPoint Desktop App auch verfügbar. Auf den Dateiname in der Kopfzeile klicken, dann auf "Versionsverlauf"
@@buerokaizendigital Und wieder was gelernt. Danke für die schnelle Lösung:)
Danke für den Input. 🙏 eine Frage: vor ein paar Monaten hattest du extra ein Video gemacht um davor zu warnen, SharePoint Ordner in OneDrive zu synchronisieren. In diesem Video empfiehlst du diese Funktion. Sind die Synchronisationsprobleme mittlerweile behoben?
Das war mir jetzt gar nicht mehr bewusst dass wir das gesagt haben. Prinzipiell funktioniert die Synchronisation gut und zuverlässig. Wir arbeiten damit ohne größere Probleme.
Danke für das Video. Eine Frage: Welche Verwendung hat die Standard "Teamwebsite" bei 01:24? Empfiehlt es sich, diese in einem schlanken Setup für die Dateiverwaltung im Team zu nutzen oder sollte man stets eine Gruppe erstellen? DANKE 🥳
Beim Erstellen einer Teamwebsite wird im Hintergrund immer auch automatisch eine (M365) Gruppe angelegt. So ist die gemeinsame Nutzung von M365 Ressourcen wie Planner, Gruppenpostfach, Kalender & Co erst möglich. Diese Verbindung zu einer Gruppe fehlt bei einer Kommunikationswebsite, da diese hauptsächlich für Intranets oder allgemein zur Veröffentlichung von Informationen (one to many) verwendet wird. Generell würde ich in Unternehmen die Teams nutzen, immer empfehlen, ein Team zu erstellen, statt einer Teamwebsite, weil man sonst das hoffentlich bestehende Kommunikationskonzept auf den Kopf stellt. 🥲 Die Teamwebsite bekomme ich beim erstellen eines Teams ja automatisch und kann die Funktionen also auch im Team nutzen. 👍
Danke@@SHiNjide 🙌🏻
Danke für das tolle Video. Wie ist es denn, wenn ich die Synchronisierung anhabe und nach ein paar Monaten das Team verlasse. Kann ich dann die Verknüpfung ganz leicht löschen?
Meinst du mit Verknüpfung löschen, dass du den SP Ordner im Explorer löschen kannst? dazu haben wir ein eigenes Video das dir vielleicht hilft: czcams.com/video/xG_uFoXYNVg/video.html
Wir arbeiten mit den lokalen Netzwerklaufwerken.
Auf Nachfrage bei unserem Systemadministrator, weshalb wir nicht auf Sharepoint wechseln, wurde mir gesagt,
dass es nicht sicher und kompliziert ist.
Ich bedauere es, wenn solche Leute in Schlüsselpositionen sind und damit moderne Arbeitsmethoden bremsen oder gar keine Chance geben - meist nur aus persönlicher Abneigung.
Danke für dein Feedback. Oft ist es auch Unsicherheit vor dem Neuen. Dann hält man an dem Bewährten fest. Es kann helfen nur einen kleinen Bereich auf SharePoint umzuziehen um positive Erfahrungen zu sammeln.
@@buerokaizendigital Ich sehe die Umsetzung als Top-Down Aufgabe an.
Wenn bereits die Schlüsselpositionen nicht gewillt sind vorwärts zu machen, wird das gesamte Team nicht mitmachen.
Schade, denn damit wird so viel Potenzial nicht genutzt.
@@favi7997Ja, das ist was dran...
Frage: Macht es Sinn, sein Organigramm bzw. einzelne (Fach-)Abteilungen in Microsoft Teams als Team abzubilden, um dann in Kanälen einzelne Arbeitsbereiche zu behandeln?
Heißt: 1 Unternehmen bzw. dazugehörige Tochterfirmen als Team und dann als Kanäle einzelne Arbeitsgruppen darunter oder besser die Arbeitsgruppen als Teams und deren Projekte als Kanäle?
Wie könnte man sich eine solche Teamsstruktur fürs Unternehmen aufbauen? Es gibt ja nur Teams und daruter die Kanäle. Unterkategorien unter den Kanälen gibt es ja nicht. So ist es schwierig, sein ganzes Unternehmen abzubilden oder?
Das muss man sich individuell pro Unternehmen anschauen. Wir bieten Beratung zu diesem Thema an, falls Interesse besteht: www.buero-kaizen.de/beratung/
Frage: weshalb erhält jedesmal der Versionsverlauf für eine Datei einen neuen Eintrag sobald eine Person die Datei öffnet und nichts darin ändert?😊
Hier findest du einen Hinweis, wann eine neue Version gespeichert wird: www.buero-kaizen.de/sharepoint-versionsverlauf/
Können auch Dokumente eingestellt werden, die auf keinen Fall von den Teammitgliedern geändert werden dürfen?
Solche Dokumente kann man auschecken. Dann haben andere nur einen Lesezugriff.
Noch eine zweite Frage: Bei mir taucht stets ein Standard-Order "General" auf, der bei Ihnen nicht erscheint. Wie lässt sich das verhindern?
Dann wurde die SharePoint Webseite vermutlich durch ein Team erstellt. Der Ordner "General" ist der Standardordner für den Allgemein-Kanal in Teams.
Ahhh, danke! @@buerokaizendigital
Aber warum eine Ordner-Struktur? Ist die Suche nicht schneller als der Versuch sich an den richtigen Ordner zu erinnern und dorthin dann zu navigieren? Google/Bing etc. haben doch auch keine Ordner und ich finde alles durch eine clevere Suche...
Ich denke da gibt es kein falsch oder richtig. Jeder muss für sich rausfinden was am effizientesten für das eigene Unternehmen ist.
(Unsere Erfahrung: Bei der Dateiablage kommen die Mitarbeiter oft mit einer Ordnerstruktur leichter zurecht als mit einer chaotischen Ablage + Suchfunktion.)
Vielleicht etwas Off-Topic: Ich würde die Vorteile von O365 gerne im ehrenamtlichen Bereich nutzen (20 User). Muss dazu jeder ein O365- Abo haben (5€*20=100€ im Monat)? Oder kann ein Abonnent 19 externe einladen? Danke
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