In nur 5 Minuten einen Genehmigungsworkflow mit Microsoft Power Automate erstellen
Vložit
- čas přidán 4. 07. 2024
- Du wirst dich wundern wie einfach sich ein Genehmigungsworkflow in Microsoft Power Automate erstellen und implementieren lässt. Dabei ist es egal ob du einen Urlaub oder eine Beschaffung von Geräten genehmigen lassen möchtest. Es ist eigentlich nur ein einziger Baustein. Diesen musst du hinzufügen und eine Entscheidung abwarten.
Ich habe einfach eine SharePoint-Liste für Beschaffungen erstellt und einen Genehmigungsworkflow darauf angewendet. Es spart viel Papier und Zeit im Unternehmen. Schaue dir das Video am besten sofort an.
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Super erklärt vielen Dank für diesen tollen Einstieg in power automate
Super Video. Sehr beeidruckend. Danke
Hallo Herr Gorzkulla, ein sehr beeindruckendes Video zu einem ebenso beeindruckenden Genehmigungs-Prozess. Bislang habe ich mit Power-Automate eher Banales geschaffen, aber das, was Siei in diesesm Video zeigen, macht Lust auf mehr. Danke...
Das freut mich sehr, dass ich Sie mit meinem Video inspirieren konnte mit Power Automate mehr zu machen. Es werden auf diesem Kanal in den nächsten Wochen auch weitere Videos folgen. Ich nehme gerade auch einen kompletten Online-Kurs zu Power Automate auf. Es folgt also noch ne ganze Menge Content.
@@DamianGorzkulla, na dann besteht ja Grund genug für Erwartung und Vorfreude. Dem, was da noch kommen wird, werde ich mit Spannung entgegensehen.
Damian, jesteś super. Dzięki za materiał!!!
Vielen Dank, das steht imoment auf meiner Arbeit an und ist zwar nicht meine Hauptaufgabe aber ich soll da unterstützend mitwirken und das hat mir wirklich geholfen das zu verstehen, wie man sowas angeht :)
Das freut mich sehr, wenn dir mein Video geholfen hat. Wenn ihr in der Firma Probleme oder Fragen zu Office 365 habt, dann schick mir gerne eine Mail.
Danke Damian :)
Hallo.
Super Video! Vielen Dank.
Ich habe zwei Fragen:
1. Kann ich Genehmigungen auch an Personen zur Freigabe schicken, die KEINEN eigenen Office-Account haben? (es soll jeder der eine Genehmigung erhält eine Freigabe erstellen können)
2. Ich habe einen PowerAutomate-Workflow erstellt, bei dem aus einer Excel-Business-Tabelle abgefragt, ist eine Datei vorhanden, ja oder nein. Wenn ja, können hier dann mehrere Zeilen auf einmal eine Genehmigung auslösen... Es scheint aber so als ob "Warten auf Genehmigung" hier ein Problem darstellt. Es scheint nur eine Genehmigung zu verschicken und wartet dann auf die Antwort... und verschickt die restlichen Genehmigungen nicht. Kann man das umgehen? Einen extra Workflow mit nur "Genehmigung erstellen" und ein zweiter Workflow mit "Warten auf Genehmigung" scheint nicht sauber zu funktionieren. 😞
Über ein Feedback würde ich mich sehr freuen!
VG
Hallo Herr Gorzkulla,
vielen dank für den tollen Beitrag! Kann der Genehmigungsprozess auch an eine Bedingung geknüpft werden? das heißt: wenn in Spalte X ein bestimmter Wert, dann Genehmigung starten?
Vielen Dank im Voraus.
Freut mich, dass dir mein Video gefallen hat. Der Auslöser für einen Genehmigungsprozess kann alles mögliche sein. Ein bestimmter Wert in einer Spalte ist nur eine von hunderten Möglichkeiten. Quasi jeder Trigger kann so einen Prozess starten.
Guten Tag, Vielen Dank für dieses spannende Video - auf den Punkt! Sie zeigen darin, wie der Workflow via Eintrag in eine Sharepointliste gestartet wird. Wie schaffe ich dies in eine Applikation oder eine Oberfläche für den Benutzer zu integrieren - z.B. kann ich den Standardworkflow "Genehmigungen" ins Teams einbinden. Da gibt es dann auch eine Statistik, wie viele genehmigt wurden und abgelehnt etc... Das würde mir sehr helfen! vielen Dank und beste Grüsse
Es freut mich sehr, dass dir mein Video gefallen hat.
Du kannst den Flow auf unterschiedliche Weisen in die Benutzeroberfläche bzw. in Anwendungen einfügen. Natürlich kannst du diese SharePoint-Liste als Registerkarte in einen Kanal in Teams hinzufügen. Du könntest aber auch mit PowerApps eine App fürs Smartphone erstellen. Als Basis für die App nimmst du dann eben die SharePoint-Liste. Der Benutzer erstellt auf dem Smartphone einen neuen Eintrag, dieser wird in der SharePoint-Liste erstellt und das startet dann im Hintergrund den Genehmigungsworkflow. Das ist aber nur ein mögliches Szenario.
Hoffentlich konnte ich dir weiterhelfen. Wenn nicht, dann kannst du gerne hier in den Kommentaren deine weiteren Fragen stellen.
Schöne Anleitung. Danke. Eine Frage habe ich dazu. In Forms muss jede User eine Beschaffung beantragen können nur die Spalte Status darf er nicht ändern. Das soll nur über PowerAuthomate passieren. Ist das so möglich?
Man kann in Forms keine Felder sperren. Du müsstest dann das Feld aus dem Formular entfernen und den Status dann in Power Automate basierend auf den Informationen setzen. Oder du musst es mit Power Apps lösen.
Guten Tag Herr Gorzkulla,
vielen Dank für die hilfreiche Anleitung. Gibt es die Möglichkeit, die Kommentarfunktion in der Genehmigung-Mail abzuschalten? Mein Konzern hat die Nutzung der Genehmigungsapp im Teams leider nicht freigegeben. Dadurch ist diese Funktion redundant und für die Freigeber verwirrend, da Ihre Kommentare ins Nirvana verschickt werden.
Viele Grüße
Aktuell ist mir keine Möglichkeit bekannt. Ich werde aber noch weiter suchen und dir dann hier mein Feedback geben. Du kannst aber auch über Power Automate einen Genehmigungsworkflow starten. Dann kannst du das Kommentar aus der Genehmigung per Mail oder auf einem anderen Weg den beteiligten Personen zukommen lassen. Dann geht es nicht verloren. Hoffentlich ist es für dich ein möglicher Lösungsansatz.
@@DamianGorzkulla vielen Dank für die Antwort! Einen funktionierenden Genehmigungsworflow, nach Ihrem Beispiel, habe ich bereits eingerichtet. Könnten Sie eventuell ausführen, was Sie meinen? Ich finde keinen Ansatz, die Kommentarfunktion bzw. die Kommentare, mit einem Workflowschritt umzuleiten.
Vielen Dank im Voraus!
EDIT: Hab Ihre vorgeschlagene Lösung tatsächlich umsetzen können. Ich suchte fälschlicherweise nach einem Workflowschritt. Jedoch musste ich lediglich den dynamischen Wert "Antworten Kommentare" einfügen.
Nun klappt alles. Danke für die hilfreiche Anleitung!
Hallo und tolles Video, für den Einstieg echt hilfreich und gut erklärt. Ich würde gerne wissen, ob es möglich ist im Genehmigungsflow aus Power-Automate auch benutzerdefinierte Antwortfelder zusätzlich zu integrieren. Aktuell nutze ich das Kommentarfeld für die Information für den Absender, ich habe aber nach der genehmigung einen weiteren Genehmigungsprozess, bei dem ich einen zusätzlichen kommentar angeben möchte der nur im folgenden Prozess übermittelt wird. Vom Grundatz her ein zusätzliches Kommentarfeld.....ist das möglich? Danke und Gruß
Freut mich, dass dir das Video gefallen hat. Spontan würde ich dir adaptive Karten empfehlen. Nachdem jemand auf "Genehmigt" oder "Abgelehnt" geklickt hat, könntest du ihm beispielsweise innerhalb von Teams eine adaptive Karte schicken und die gewünschten Informationen abfragen. Die Informationen aus der adaptiven Karte kannst du dann in Power Automate weiter verarbeiten. Du kannst die Infos einfach irgendwo speichern, per Mail verschicken oder für einen weiteren Prozess verwenden. Hoffentlich konnte ich dir damit bisschen weiterhelfen.
Hallo Damian, ich habe einen Flow nach deiner Anleitung erstellt. Die Genehmigung wird bei uns aber nicht immer von der gleichen Person erteilt. Ich möchte dehalb einen Zwischenschritt einbauen, wo der Nutzer aufgefordert wird eine email-Adresse einzugeben. Geht das?
Das kannst du mit einer adaptiven Karte in Teams machen. Hierzu habe ich dieses Video aufgenommen: Adaptive Karten mit Power Automate nutzen, um in Microsoft Teams Infos vom Benutzer zu erfragen
czcams.com/video/qUvnOC1W2mc/video.html
Wenn ich dem Genehmiger noch zusätzliche Materialen (Texterklärung, Anhänge) bereistellen PDF möchte, ist dies auch möglich? Die Genehmigung ist zudem noch zu dokumentieren für die nächste Bearbeitungsstufe. Wie kann ich das galant in PDF exportieren?
Du kannst alle Details zu der Genehmigung in das Beschreibungfeld der Anfrage einfügen. Dafür musst du kein zusätzliches PDF generieren.
Guten Morgen: Einfach und auf den Punkt! Vielen Dank!
Ich habe nun die Anforderung, dass ein Workflow von uns gestartet wird und dann dynamisch an unterschiedliche Personen, mindestens 2-3 externe Dienstleister und danach zurück zur Führungskraft erstellt werden soll. Wie bekommen wir das hin?
Vielen Dank im Voraus
Haben wir wirklich das selbe Video gesehen? Ich fand das eher verwirrend als erhellend
Hallo Damian
Vielen lieben Dank für dieses Tutorial. Mir hat es sehr viel gebracht. Der Email-Connector wollte bei mir nicht funktionieren. Man kann jedoch alternativ auch den Outlook-Connector nehmen. So klappte es einwandfrei. Oder zumindest fast... Wo ist der Kommentar der Genehmigung (bei dir im Video ein einfaches "OK") zu finden? Ich habe bei meinen Tests immer wieder kommentiert, habe aber diesen Kommentar bei der Antwortmail leider nie erhalten. Auch bei dir im Video war dies der Fall. Kannst du da weiterhelfen?
Nochmals ganz herzlichen Dank!
Hallo Grosi,
das Kommentar müsstest du aus den dynamischen Daten der Genehmigung in die E-Mail einfügen. Das machst du in Power Automate im Flow. Diese Information wird nicht automatisch mitgeschickt. Wenn du in Teams die App Genehmigungen öffnest, dann kannst du dort das Kommentar jeweils pro Genehmigung sehen.
Hoffentlich könnte ich dir damit helfen.
Hi, super Video. Wie schaut es aus mit mehreren zusammenhängenden Genehmigungen bzw. Meldungen z.B. habe ich eine Wartung von einem Fahrzeug.
Wartung ist nötig wird gemeldet
Führungskraft genehmigt es
Wartung wurde durchgeführt und soll dann ebenfalls noch einmal über solch ein Button gemeldet werden, dass es erledigt ist.
Wäre super, wenn es dazu eine Erklärung geben würde.
Freut mich, dass dir mein Video gefallen hat! 👍
Du kannst mehrere Genehmigungsprozesse starten, jeweils auf eine Antwort des Benutzers warten und dann auf jede Antwort unterschiedlich reagieren. Du kannst auch abhängig von jeder Antwort Informationen speichern oder per Button eine Interaktion einfordern und dann im Flow verwenden. Du kannst sogar einen weiteren Flow basierend auf diesen Informationen starten. Du merkst, es gibt einige Möglichkeiten. 😀
Hallo Herr Gorzkulla, vielen Dank für das Video. Ich habe eine Frage:
Wie und wo kann ich den Kommentar OK! sehen? In dem Video habe ich geschaut, aber nichts dazu gesehen.
Mein Teamleiter schreibt mir bei Genehmigen ein Kommentar, aber ich sehe ihn leider nicht. Ich bekomme nur eine E-Mail-Benachrichtigung.
Du siehst das Kommentar in Microsoft Teams in der App "Genehmigungen". In Power Automate wird das Kommentar auch übertragen. Das kannst du dann verwenden, um es per Mail zu versenden oder irgendwo zu speichern.
@@DamianGorzkulla Vielen Dank! Ich habe nur mit PowerAutomate und Outlook zu tun.
Also kann ich ihn nicht direkt nach der Genehmigung mit einer E-Mail-Benachrichtigung verknüpfen? Falls das geht freue ich mich auf eine kurze Aufklärung oder Link…da ich leider nichts dazu gefunden habe🙃
Hallo,
ist es möglich, dass die zugewiesene Person (also der Genehmiger) vom "Antragsteller" im Nachhinein festgelegt wird?
Hallo Luke, der „Genehmiger“ bzw. dein Vorgesetzter darf den Vorgang an jemand anderen weitergeben. Wenn es erst genehmigt ist, dann kann nichts mehr geändert werden. Man kann sicher eine Auswahl der möglichen Vorgesetzten dem User anbieten. Der könnte dann seinen gewünschten Vorgesetzten auswählen. Das könnte ich mir vorstellen. Meintest du so etwas?
Hallo Herr Gorzkulla, kennen Sie in Power Automate eine Möglichkeit, Vertretungsregelungen abzubilden? Danke
Natürlich gibt es die Möglichkeit mit Power Automate eine Vertretungsregelung zu realisieren. Es wird aber eine individuelle Angelegenheit sein. Mir ist nicht bekannt, dass es eine fertige Lösung gibt. Um deine Frage vielleicht etwas genauer beantworten zu können, bräuchte ich bisschen mehr Details zu deinem Vorhaben.
Du kannst diese gerne hier posten. Wir können uns aber auch gerne unverbindlich darüber unterhalten. Du kannst hier einen Termin für ein Gespräch mit mir buchen: outlook.office365.com/owa/calendar/DamianGorzkulla@gorzkulla.onmicrosoft.com/bookings/s/ryUffvYIQ0ey7Xxqc4nDLw2
Hallo, der Genehmiger kann optional (zusätzlich zu Genehmigt/Abgeleht) einen Kommentar einfügen.
Wo läuft dieser hin?
Dafür öffnest du in Teams die APP "Genehmigungen" (links auf die drei Punkte klicken) und dort sind dann alle Vorgänge inkl. Kommentar aufgelistet.
welches Dynamische Feld nehmen Sie bei 4,00 Minuten? Man sieht es leider nicht da ihr Video davor ist. Danke vorab
Das ist das Feld "Preis". Ich werde zukünftig darauf achten, das mein Gesicht nicht im Weg ist. 😀😉
Hallo Damian,
dein Video ist sehr hilfreich. Ich habe den Workflow nachgebaut und nutze ihn für ein Wörterbuch.
Leider habe ich eine Hürde. Ich möchte dass bei Element aktualisieren der Antwortkommemtar aus der Genehmigung ein getragen wird in die liste, wenn ein Kommentar geschrieben wird sonst der alte Wer stehen bleiben.
Gibt es hier so wenn dann funktionen ?
Vg Fabian
Freut mich, wenn dir mein Video helfen konnte.
Wenn eine Genehmigungsanfrage beantwortet wird, dann wird das Kommentar in den dynamischen Daten mitgeliefert. Hier kannst du dann mit einer Bedingung prüfen, ob ein Kommentar überhaupt eingegeben wurde. Daraufhin kannst du es dann speichern oder ein bereits vorhandenes Kommentar damit überschreiben. Du könntest dann vielleicht auch ein bereits vorhandenes Kommentar in einer anderen Datenquelle archivieren und mit dem neuen Kommentar ersetzen. Hier ist natürlich alles möglich.
Ist die Genehmigungsanfrage auch so in Teams zu sehen?
Du siehst die Genehmigungsanfrage im Bereich "Aktivitäten" genauso in Teams. Natürlich an die Optik von Teams angepasst.
@@DamianGorzkulla Danke!
Hallo Herr Gorzkulla, tolles Video! Wie kann man den Benutzer erstellen? Ich kann keine E-Mail Adresse eintragen :( Bin aber auch kein Profi. Danke
Freut mich, dass dir mein Video gefällt. Welchen Benutzt meinst du genau? Du musst eigentlich keinen neuen Benutzer erstellen. Es werden hier nur bereits vorhandene Benutzer verwendet.
PS: Hoffentlich ist DU in Ordnung. 😀
@DamianGorzkulla Bei mir funktioniert das Ganze einfach nicht. Ich denke das liegt daran, dass wenn ich eine E-Mail eintrage die nicht erkannt wird. Ich arbeite in einer Schule - die Lehrkräfte haben alle Accounts. Und nun möchte ich einen Workflow erstellen der aktiviert wird, wenn ein Forms Formular erstellt wird. Dies aoll per E-Mail an mich, dann möchte ich auf genehmigt oder nicht klicken. Wenn genehmigt soll das Ganze weiter an andere E-Mail Adresse gesandt werden. Ich habe das jetzt schon ein paar Stunden versucht komme aber nicht weiter :(
Hallo Damian, ich erhalte die Genehmigungsanfrage in Teams und nicht per Outlook. Ich finde in deinem Video nicht das Puzzle Teilchen hierzu. Wie hast du das hinbekommen, dass die Genehmigungsanfrage über Outlook und nicht über Teams erfolgen soll?
Danke und Grüße
Eine Genehmigunganfrage kommt gleichzeitig in Teams und in Outlook. Habt ihr Exchange online im Einsatz? Wenn nicht, dann könnte es schon das Problem sein.
@@DamianGorzkulla ne wir haben kein Exchange online im Einsatz. Das ist aber ärgerlich wenn es tatsächlich daran liegt und wir eine Anfrage nicht per Outlook erhalten können. Ist es möglich den Anhang in die Teams Anfrage anzuhängen? Oder nur per link?
@@akamatv1 Du kannst auch eine Anlage an die Genehmigung anhängen. Du musst in Power Automate auf "Erweiterte Optionen anzeigen" klicken. Dort kannst du dann eine Anlage/Datei hinzufügen. Ob es dann in Outlook oder Teams angezeigt wird, ist komplett egal.
Hallo,
super Video.
Ist es theoretisch auch möglich via Power Automate ein Microsoft Formular zu befüllen. Das Formular soll hierbei innerhalb einer Abteilung von 6 verschiedenen Gruppen befüllt werden. Abhängig von den Eingaben im Formular, muss die Form entweder durch alle 6 Gruppen laufen oder einen Teil davon.
Wenn alle relevaten Gruppen durchlaufen sind ist das Formular vollständig befüllt und das Ergebnis (Felder im Formular als Spalteneinträge) soll in einer SharePoint Liste abgespeichert werden.
Wäre super, wenn Du hier auch eine Idee hast.
Vielen Dank.
Freut mich, dass dir das Video gefällt! 👍
Es ist grundsätzlich nicht möglich ein Microsoft Forms Formular durch Power Automate befüllen zu lassen. Das ist aber auch nicht notwendig. Ich würde die SharePoint-Liste als Basis nehmen und diese abhängig von den Informationen in der Liste durch unterschiedliche Gruppen befüllen zu lassen. Du kannst unterschiedliche Forms Formular oder auch adaptive Karten in Teams verwenden, um deine Informationen zu bekommen. Diese speicherst du dann in der SharePoint-Liste. So entsteht nach und nach ein vollständiger Datensatz.
Hoffentlich konnte ich dir damit einen Ansatz liefern.
@@DamianGorzkulla erfolgt die Automatisierung dann über power automate für die gruppenspezifischen Formulare? Derzeit nutze ich SharePoint nintex workflows wo es super funktioniert leider laufen aber die Lizenzen aus :(
@@bastis3008 Ja, das erfolgt dann über Power Automate. Der gesamte Prozess wird über Power Automate abgebildet.
Hallo Herr Gorzkulla, vielen Dank für das tolle Video. Ich habe das einmal mit meinem Beispiel nachvollzogen, musste leider einen nervigen Unterschied feststellen. Bei Ihnen kann die Genehmigung direkt in der Genehmigungs-Email vorgenommen werden. Auch kann bei Ihnen direkt in der Email ein Kommentar abgegeben werden. Das funktioniert bei mir leider nicht. Ich erhalte in der Genehmigungsmail nur einen Link zu Power Automate, dort kann ich dann auch genehmigen. Das ist allerdings sehr umständlich. . Haben Sie eine Idee welche Einstellung zu ändern ist. Besten Dank und ein schönes Wochenende Martin Beering
Hallo Martin, freut mich sehr, dass dir mein Video gefallen hat.
Hast du Exchange-Online im Einsatz. Das könnte vielleicht das Problem sein.
@@DamianGorzkulla Hallo Damian,, vielen Dank für deine Antwort,, ich habe herausgefunden, woran es liegt. Nicht alle O365-Versionen unterstützen die Funktionalität und dann stellt Power Automate nur einen Link zur Verfügung. Es gibt von Microsoft auch eine Beschreibung dazu, kann ich nachher mal den Link posten, bin gerade noch auf dem Rad unterwegs. Dir erstmal vielen Dank und ein schönes Wochenende. LG Martin
Nach 6 Minuten war ich raus - zu kompliziert (oder zu kompliziert erklärt)