【タスク登録効率化】添付ファイル有のPlannerタスクをPowerAutomateで自動登録
Vložit
- čas přidán 2. 08. 2024
- 0:00 作成するアプリの想定業務説明
0:52 作成するアプリの完成デモ
2:55 サービス構成とアクセス権限説明
5:02 Teamsで業務担当用のチームを作成
5:42 Plannerをチームに追加
6:00 Formsで問合せフォームをチームに追加
10:24 Power Automateでタスク自動登録を設定
15:00 Power Automateでタスクの詳細と添付ファイル設定
26:38 アプリの動作チェックとバグ修正
38:31 Power Automateの共有と引継ぎ運用の知識
■お仕事依頼について
初心者にもやさしいWeb対面形式レクチャー、各種技術支援など、お気軽にお問い合わせください！CZcamsでは公開できないノウハウもご提供可能です。
forms.office.com/r/sr4bqve5fk
自己紹介・事業紹介サイトはこちら。
www.o365biz.com/
■対応可能なお仕事の一例
・Power Automateによる業務自動化支援
・Power Appsによる業務アプリ構築支援
・SharePointによる社内ポータル構築支援
・Microsoft 365全般のユーザー向けレクチャー
■動画説明
Plannerはタスク管理にとても便利なツールですが、問合せ受付等の業務において添付ファイル等を含めた詳細内容を手作業で登録するのは少し大変です。
今回はPower Automateを使ってFormsからの問い合わせをPlannerのタスクに自動登録する方法を紹介します。
設定の流れは実際の画面を見ながら操作していきます。初心者の方でも私の操作を真似するだけで同じ仕組みを作ることが可能です。
今回紹介するアプリの構成は「問合せフォームには全従業員がアクセス可能」「問合せ内容やタスク管理の情報は業務担当メンバーのみがアクセス可能」といった形で適切なアクセス権限設定も実現しています。Microsoft 365グループの機能を用いて簡単に設定・管理ができるため、この他のアプリ制作の参考になるのではと思います。
Power Automate内で添付ファイルを扱うためにJSONの解析を行ったりと中級者向けの内容も一部含みます。また、Power Automateがうまく動作しない時の自己解決スキル向上の参考となるよう、あえてバグを出してバグ潰しのプロセスも収録しています。
また、アプリ作成者の異動や退職等があり作成したアプリが動かなくなってしまうことが無いようにするための運用知識も学ぶことができます。
■初心者向けのおすすめ動画
PlannerとTeamsを活用したタスク管理方法（基礎編）
• 【タスク管理】Teams × Planner...
Microsoft 365グループの仕組みをこの動画の前半で解説してます
• SharePoint Onlineで社内ポー...
SharePoint、Power Apps、Power Automateで備品貸出予約アプリを作るシリーズ
• 【第1回】備品貸出アプリ作成で学ぶ Shar...
FormsとPower Automateを活用したマーケティング活動の自動化
• マーケティング活動を自動化！開発知識不要のF...
■Power Automateの式リファレンスガイド
docs.microsoft.com/ja-jp/azur...
■フィードバック
本チャンネルへのご意見フィードバックはこちら。CZcamsアカウントの無い方でも送信できます。もちろん、動画への直接コメントも大歓迎です。
forms.office.com/Pages/Respon... - Věda a technologie
※重要な補足※
本動画で紹介している方法でPDFファイルを添付した場合、TeamsタブのPlannerからPDFリンクをクリックすると開かない事があるようです。
今のところ詳細原因は不明ですが、再現条件としてはアプリ版のTeamsではなくWebブラウザ版のTeamsをお使いの場合に発生するようです。
情報が整理でき次第、後日別の補足動画にて解説予定です。
とりあえず現在分かっている対処療法をこちらに掲載しておきます。
※2021/02/17追記
結論として下記の暫定対処で問題無さそうです。下記内容を解説する動画もアップしますので良かったらご覧ください。
czcams.com/video/mDasYyF5qTc/video.html
■暫定対処法
動画 24:43 部分で[link]を追加していますが、これの代わりに下記の式を追加します。
concat(items('Apply_to_each')['link'],if(endsWith(items('Apply_to_each')['link'],'.pdf'),'?web=1',''))
■暫定対処法の解説
Plannerの画面からタスクにPDFを添付した際にはブラウザ版のTeamsからでもPDFを正しく閲覧することができました。この時のURLの末尾に"?web=1"のパラメータが付与されています。よって、これと同じ状態を再現するために「[link]が示すURLの最後が".pdf"の場合は"?web=1"を追加する」という式にしています。
まだ詳細分かっていませんが、"?web=1"のパラメータが付与されているとPDFはWebブラウザのPDFリーダーではなくSharePoint上のプレビューとなります。"?web=1"が付与されていないとWebブラウザのPDFリーダーの方で開く動作となり、この時にセキュリティチェックに引っかかってしまうという事が起こってしまうように見えます…
本件はフォームよりお問合せいただいた視聴者さんに教えていただき気が付くことが出来ました。ありがとうございます。
いつもご投稿ありがとうございます。大変参考になります！
ありがとうございます！マイペースに投稿していますが是非これからもご視聴ください。
ご返信ありがとうございました😊やっぱり注文書が決められたフォーマットでないと難しいですよね。
ちょうど添付できなくて行き詰まっていたところだったので、大変助かりまして！！
コメントありがとうございます😊お役に立ててよかったです！
再チャレンジさせていただきました。
今回は時間がかかりましたが完成出来ました。
とても勉強になりました。
ありがとうございました。
ナイスチャレンジです！おめでとうございます。
まさに今直面している課題を解決できる動画でした。大変勉強になりました。感謝です！！！
コメントありがとうございます！お役に立てて嬉しいです。
ちょうどやりたい事でした。無料の範囲でできる事で作ってみます。
コメントありがとうございます😊本動画がチャレンジのきっかけとしてお役に立てたのであれば嬉しいです！
今業務で課題となっている人が決まった作業を行うことを、この動画を参考にpowerautoMateでフローを作成しています。
4つのフローを作る中で3つはこの動画を参考にさせて頂き、とても助かりました。
もし可能であれば
タスクが完了したとき、そのタスクに添付されているファイルを取得したいのですが、どうにも方法が分かりません
（ファイルはＳＰＯにあるので、タスクの参照値の名前でＳＰＯのファイルを探しに行って取得するしかないのかな？）と思っています
もし何か方法などあれば教えてください。。。
丁寧なご説明、ありがとうございます。
おかげさまで、業務の効率化に役立っております。
質問ですが、SharePointのファイルのリンクをデスクトップアプリで開くようですが、
同様にOneDriveのファイルのリンクをデスクトップアプリで開くことは可能でしょうか。
動画大変参考になります。さて13:00「タスクを作成する」画面の”タイトル”が表示されない、選択できないのですがなぜでしょうか？
コメントありがとうございます。この動画公開時と現在でPower Automateの画面が変更されておりますが、私の手元の環境では現在でもちゃんと”タイトル”が表示されます。見ているアクションが異なっている可能性がありますので「Planner」で検索して表示されるアクションから「タスクを作成する」を探してみてください。
ご丁寧に回答ありがとうございました。高田さんの動画をよく見ると「動的コンテンツ」とあったので似た表現のところ探して設定を試したところ、突如普通に表示が現れました。アドバイスありがとうございました。感謝
いつも拝見させていただいております。具体的な解説が分かりやすく、同僚達と勉強に励んでおります。
1点質問させてください。
マイクロソフトの公式サイトに似たような構成もあったのですが、Outlook予定表とplannerを連携させることは可能でしょうか？
具体的には、Outlook予定表に記載した予定（タスク）をplannerに反映させたいのですが… ＞ 公式サイトに事例があったものは、plannerのタスクをOutlook予定表に反映させるやり方
動画を拝見し、大変参考にさせていただきながら社内向けのデータ作成しています。
Formsで複数の「担当」を選択できるようにし、タスクへ割り振りする場合、Automateで「条件」や「スイッチ」を使って担当別にコピーしていくと、「変数」の「変数を初期化する」が１度しか使えない、とのエラーメッセージが出てフローが止まってしまいます。
コピー展開する場合、「変数」機能の「選択」は別のものにした方がよいのでしょうか？
いつも動画拝見させてもらっています。本当に分かりやすい解説ありがとうございます。毎回の動画参考になります。こちらの動画のPAのアクションステップの最後の「タスクの詳細の更新」でフローが10分以上実行中のままクルクル回って完了しません。実行履歴では、「3回再試行しました」とメッセージが出ます。高田さんは、速やかに処理が完了しますか？それともやはり処理に時間がかかるものなのでしょうか？
動画のデモで紹介している通り、正常に動作する時はそこまでの時間はかかりません。私は10分以上待たされて失敗のパターンは経験ありませんがもう少し細かく原因の切り分けは出来そうです。まず「タスクの詳細の更新」を削除した場合正しく完了するか確認します。正しく動作し完了する場合やはり「タスクの詳細の更新」の使い方に原因があるのでしょう。あえて「説明」の項目だけ更新をしてみて正しく動く場合「参照設定」など他の項目の設定値に誤りがある可能性が高いです。仮にサービスの不具合であった場合でもここまで切り分けが出来ていればMicrosoftサポートに問い合わせて解決する確率も高まります。運用面の支援については私も無償でお手伝いはしていないので自力解決するにはこういった切り分けを普段からやっていき経験を蓄積する事をお勧めします。
動画説明にて作成する事ができました！！ ありがとうございます！！
質問なのですが、プランナーの登録者をFormsの入力者に変更する事は可能でしょうか？
監視情報などを見るとFormsの入力者の情報はあり、プランナーの動的コンテンツには作成者ユーザーIDがあるので
なんとなりそうなのですが、うまくいきません。
今後も動画参考にさせて頂きます。
コメントありがとうございます。ぜひ今後も本チャンネルご視聴いただければと思います。ご質問の件は開発者向けのAPIを使うなら別かもしれませんが簡単にはできないかもしれませんね。そもそもタスクにおいて誰が登録者かというのはあまり重要な情報ではないことがほとんどですので、運用の割り切りでどうにでもできるのかなと考えます。誰の問い合わせかが重要であるならタイトルの頭に【高田 弘介】など目立つようにするなどちょっとした工夫はできると思います。
ご返信ありがとうございます！
難しいと分かれただけでも十分です♪
追加でフローの共有について質問させて頂いたいのですが、今回の動画フローの場合はformsのリンク先だけ共有すれば動作するかと思います。
しかしOutlookメールをトリガーにするなど、個人個人のアカウントが必要な場合、フローを共有すると作成者が接続先になってしまいます。この場合はフローのコピーを送付して、各々マイフローに入れてもらうしかないのでしょうか？
試用中なので定期的にフローをメンテナンスする為、毎度マイフローを入れなおて貰うのは手間かな？っと感じております。基本的事で恐縮ですが、アドバイス頂けると助かります！
@@user-rm4lf9jr8u 動画との関連性の低い個別の技術相談・運用面でのご質問は有償の業務としてのみ承っておりますためこちらではお応えできませんが、今後の動画制作のテーマの参考とさせていただきます！
Power Automate初心者です。問い合わせでタスクを自動割り付けしようとしていたところ、非常に細かい説明付きの動画があり、飛びつきました。おかげ様でフォームを使った問い合わせ対応は希望通りできたのですが、海外のユーザーの中にはFormsを使えない国があることが判明し、トリガーをOutlookメールに変えて動作するようになったのですが、添付ファイルのAliasとResorceLink情報のとり方がわからず止まっています。メール添付ファイルをプランナーの添付ファイルに登録するにはどうすれば良いのでしょうか？ヒントでも頂ければ幸いです。
なるほど、Forms が使えない国があるとは盲点でした。確かにサービス毎に使えない国があったりしますね。メールを使った業務自動化は確実性に欠けるところもあるので動画紹介の優先度を下げていたのですが今度作ってみたいと思います。ただ、本業が忙しくだいぶ先になってしまうかも…SharePoint にデータを保存出来れば後は動画で紹介している流れとほぼお同じなので「save outlook attachments to sharepoint using power automate」など処理のステップ毎にググれば海外の情報含めヒントや答えが見つかるのではと思います。
@@user-et9ho4eh4p お忙しい中での返信ありがとうございます。頂いたヒントでもう少し頑張ってみます。
はじめてコメントさせていただきます。
いつも動画を拝見して勉強させていただいています。全くの初心者です。
42:47の”Apply to each"で”配列変数に追加”まで出来たのですが、画面の様な”以前の手順からパラメーターの挿入”のパラメーター選択画面が出てきません。
何故でしょうか？
未熟な文章で申し訳ないのですが教えてください。
もしかしたら新しい表示になっているかもしれません。下記のリンクは本動画の補足になるのですが、ここの赤枠[Fx]ボタンの左に雷マークの[動的な値を追加]のボタンが出ている場合はクリックしてみてください。
czcams.com/video/mDasYyF5qTc/video.html
@@user-et9ho4eh4p
高田様
ご返信いただきありがとうございました。
チャレンジしようとしたのですが、初期工程までしか保存されておらず…
また、時間を作ってチャレンジしたいと考えております。[Fx]ボタンについてのアドバイスありがとうございました。チャレンジしてみます！！！
初めて投稿させていただきます。
非常に分かりやすい説明で作成することができました。
実際の運用では、teamsで確認する運用が多くなると考え、添付ファイルをteamsの投稿でもできないか考えています。
動画の手順で抽出した値をうまく活用して、添付ファイルを投稿することはできますでしょうか？
teamsの投稿はうまくいったのですが、添付ファイルでつまづいてしまいました。
何かヒントがあれば教えていただければ幸いです。
teamsの投稿時に、下記のような入力をするもののうまくいかず、ご確認をお願いします。
添付画像のリンクです
コメントありがとうございます。ちょうどサクッと動画投稿できる小ネタを検討中だったのですがお題としてちょうど良いので、こちらのネタで近日中に動画アップしたいと思います。それまでに自己解決されるかもしれませんが良かったらご視聴ください。
動画公開しました。よかったらご視聴ください。
czcams.com/video/ZsZr8FSLbDQ/video.html
動画の公開ありがとうございます。
早速、やってみました。一部勉強不足で分からないところがありましたがなんとか形になりました。
個人的には、ワンクリックで表示されるので、ダウンロードせずブラウザ表示されるだけでもいいかなと思ってます。
1点気になっているのが、添付ファイル名に自分の名前が入ってしまってしまうのがなんとかならないかと思いますが、、、そういうものと思います。
大変勉強になりました。ありがとうございます。
参考になったようでしたら幸いです。ファイル名に名前が入るのはForms の仕様みたいですね😅 複数人が同じファイル名でアップロードしても被らないようなルールでが名前や番号が付与されるようです。学校の課題提出等であれば氏名が入るのはわかりやすいかもしれません。
@@user-et9ho4eh4p なるほど、投稿した方の名前が表示されるのであれば、むしろありがたい機能な気がしてきました。ありがとうございます。
大変参考にしております。
質問ですが、問い合わせのタスク管理をしていて、問い合わせ元へ連絡したい場合は何か良い方法がありますか？
問い合わせ元が組織内であればPower Automate内で問合せした人の情報を取得できるはずです。組織外であればフォームに連絡先を入力してもらうなど工夫が必要かと。動画で説明した以外の要素も自分なりに触ってみるとやりたい事に繋がるかもしれませんよ。
初めてコメントさせて頂きます。全く知識がなく検討違いの質問でしたら申し訳ありません。
まずは勉強として動画設定と同じ内容にて登録をしてみました。しかし処理を実行すると最後のタスクの詳細と更新で2回試行後にIntermalServerErrorとなります。設定画面の中の[タスクの詳細の更新]の画面の中で、参照設定で添付ファイルを選択した下に、チェックリストID-1、チェックリストタイトル-1、チェックリストチェック済である-1、という動画と違う画面が表示されますがここの入力が何か必要なのでしょうか？この部分の未入力がエラーの原因ということはありますか？
ご視聴＆コメントありがとうございます。参照設定の「チェックリスト…」は本動画を公開した際には無かったオプションですね。気になったので私の環境で動画で紹介しているのと同様のフローを動かしてみたのですが本項目が未入力の状態でも正常に動作しました（Planner画面からタスク登録する際もチェックリストは必須設定では無いのでこれは仕様上の正しい動作です）。一般的にIntermalServerErrorというのはサービス側が不調な際にも発生しますので少し時間を置いて再実行、またはもう一度フローを作り直してみる事で解消する可能性もあると思います。
受注(メール添付PDF)⇒SharePointカスタムリストのアイテムとして登録。とういうのをPowerAutomateでできますか？
ご視聴ありがとうございます。
技術的には実現可能です。が、業務運用となると難しい点もありそうですね🤔
メールが何らかのシステムから定型文で届くのであればこの限りではないですが、メール送信者が顧客などの人間であるなら内容にブレが生じる事も考慮が必要になりますね。
問い合わせがタスクに投稿された時に
問い合わせ担当者に対してバナーや通知音などの通知はありますか？
teamsの通知設定をしていますが、通知されませんでした。
ご視聴ありがとうございます。Plannerの担当者への通知という事でしたら、Plannerの方で個人ごとに設定を行うことが可能です。下記は以前の動画になりますがご参照ください。
czcams.com/video/Tyqit541i2s/video.html
個人設定の有無に関わらず確実に通知したいという事であれば、Power Automateの中でTeamsのチャットやメッセージで通知するアクションを追加するのも手だと思います。
ご返信ありがとうございます！メッセージをフローボットでチャネルに投稿するアクションを追加して解決しました。