Email Anhänge AUTOMATISCH in Ordner abspeichern | Power Automate
Vložit
- čas přidán 4. 07. 2024
- In diesem Tutorial erfährst du, wie du zeitaufwändige händische Sortierung und Ablage von E-Mail Anhängen mit Power Automate automatisieren kannst. Ich zeige dir Tipps, wie du den Vorgang auch an deine individuellen Bedürfnisse anpassen kannst.
🔍 Inhalte des Videos:
• Einrichten einer SharePoint-Dokumentenbibliothek für die Mail-Anhänge.
• Erstellen eines Power Automate Flows für die automatische Verarbeitung von E-Mail-Anhängen.
• Individualisierung des Speicherortes basierend auf Absender, Betreff oder Dateityp.
• Effiziente Nutzung von Power Automate für einen maßgeschneiderten Workflow.
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Timestamps
0:00 Power Automate Outlook Anhang speichern
0:58 SharePoint Dokumentenbibliothek
1:26 Power Automate Flow erstellen
1:58 Power Automate Mail Trigger
3:34 Power Automate Datei erstellen
6:47 Power Automate Anhänge speichern anhand Dateityp
7:53 Power Automate Variable initialisieren
8:56 String Funktionen / Dateiendung ermitteln
10:42 Wechseln je nach Dateiendung / Switch Funktion
13:18 Flow testen - Věda a technologie
Zunächst: starker Content. Hat mir wirklich geholfen. Richtig, richtig gut! Ich komme aber als nicht ganz IT-affiner an meine Grenzen, wenn ich an die ganzen Möglichkeiten denke.
Du hast mir aber Mut gemacht, dran zu bleiben!
Allerdings habe ich für meinen Anwendungsfall noch nicht die passende Lösung.
Ich möchte Reklamationen bearbeiten. Kunden schicken eine Mail, oft mit Bildern im Anhang. Weniger mit Dateien. Oftmals sind auch die Betreffs sehr unterschiedlich. Manchmal hängen sie eine AuftragsNr. dran, manchmal eine LieferscheinNr., manchmal aber auch einfach nur "Reklamation" oder "Beschwerde" usw.
Die ganze Klaviatur die man sich für Betreffzeilen so vorstellen kann.
Ich kann auch nie sagen, welcher Vorgang Grund zur Reklamation hat und welcher nicht. Ergo, kann ich vorab gar nicht so viele Ordner und Flows bauen.
Mich würde nun also interessieren, ob ich mit PowerMate, ähnlich wie bei einer OCR Suche, Daten/Begriffe/Schlagworte extrahieren kann und dadurch wird dann automatisiert ein Ordner in SharePoint erzeugt und die Dateien können gleich mit abgelegt werden?!
Oder kann man einen Flow bauen, der das Email Postfach überwacht, bei Eingang dann diese nach Teams weiterschiebt und von dort direkt eine Aufgabe in Planner erzeugt?
Hast Du einen Tipp? Meine Alternative wäre Jira, aber das scheint mir iwie zu mächtig zu sein.
Daumen hoch bevor ich gucke! Ich weiß, ich werde nicht enttäuscht. Einfach klasse, was alles möglich ist ...
Super, vielen Dank für dein Feedback! LG Kai
Das hat super funktioniert danke. Einzig und alleine am Ende des Workflows kommt die Meldung "the branching condition for this action is not satisfied". Mir kommt vor das steht bei dir auch (Kreis mit !). Funktionieren tut aus meiner Sicht aber alles.
Hey, freut mich, dass bei dir alles funktioniert hat. Meines Wissens nach bedeutet die Meldung, dass dieser Case nicht erfüllt war und damit nicht ausgeführt wurde. So lange der richtige Case ausgeführt wurde, sollte aber alles passen :)
LG Kai
das hat mir als Einsteiger absolut weitergeholfen. Von 'können' bin ich aber noch ganz weit entfernt 😀
Schön, dass es dir weitergeholfen hat.
Dran bleiben und du wirst immer besser werden.
Alles Gute bei deinen Projekten.
Könntest du mal ein Tutorial machen,wie man einem PDF Drucker, x beliebige Datein zum Drucken übergibt? Das wäre super.
Klasse Video! Kannst du das ganze nochmal so spezifisch erstellen, dass PowerAutomate den Inhalt der Datei durchsucht und die Datei mit einem Namen aus der Fusszeile der Datei zB absichert? Grund dafür ist.. wenn man zB. sehr viele Dateien gescannt bekommt vergibt ein Drucker immer ein Namen mit dem man nichts anfangen kann... Für das Archivieren von Checklisten zb, wäre es klasse wenn Power Automate die Datei ausliest und danach einen Namen vergibt :)
Hallo, danke für deine Videoidee. Ich mache das immer so, dass ich die Idee aufnehme und dann ein Video erstelle, wenn der Kommentar viele Likes bekommt oder sich mehrere Personen zum gleichen Thema melden. LG Kai
Hallo, gibt es auch ein Video wo du es erklärst wie dies mit einem lokalen Laufwerk geht
Hallo Michael, meines Wissens ist das aktuell mit der Power Platform nicht möglich. Dateien können wir in OneDrive oder SharePoint speichern, aber nicht lokal.
Quellen dazu:
powerusers.microsoft.com/t5/Building-Flows/Save-files-in-local-folder/td-p/1525855
powerusers.microsoft.com/t5/Building-Power-Apps/Save-attachments-to-local-folder/td-p/2104881
LG Kai
Super erklärt! Vielen Dank! Wie kriege ich es denn hin, dass die Mail anschließend noch in einen Outlook Ordner verschoben wird? Verzweifel da gerade dran ..
Freut mich, dass dir die Erklärung gefällt!
Bei mir gibt es in Power Automate dazu eine Aktion Move Mail.
LG Kai
Wie immer super von dir erklärt und wie immer hab ich fragen :) der Anhang wird schön als PDF abgelegt jedoch beim öffnen kommt eine Fehlermeldung Adobe Acrobat Reader konnte ( Name der Date ) nicht öffnen , da der Dateityp nicht unterstützt wird oder die Datei beschädigt ist (z.B. wenn sie als Email Anhang geschickt und nicht korrekt dekodiert wurde ) in Outlook kann ich sie aber ganz normal öffnen . Ist der Fehler bekannt ?
Ich habe das Problem auch. Hast du eine Lösung gefunden?
Hab es jetzt anders gelöst Speicher die E-Mail als eml. Und zusätzlich noch den Inhalt allerdings diesen ohne Anhang in einer Excel Liste . Aber durch die eml. Ist ja die komplette E-Mail ink. Inhalt gesichert
@@user-ie8no2ui8d dieses Video hab ich als Grundlage benutz und dann einfach auf meine Bedürfnisse angepasst und vereinfach
czcams.com/video/wfhMX17rvu4/video.htmlsi=TvnmIlzwS3R3nVcP
@@bobi-uf4ve Danke. Ich schaue mir das nochmals an
@@bobi-uf4ve Ich habe das Problem gelöst. Bei „Datei speichern“ muss bei „Dateiinhalt“ der dynamische Wert „Inhaltsgröße in Byte“ ausgewählt werden.
Jetzt kann ich dir pdf Dateien problemlos öffnen.