💪 Outlook: Nie wieder Kontrolle über Deine E-Mails verlieren! (Inbox Zero)
Vložit
- čas přidán 4. 07. 2024
- Der Posteingang wird immer voller und man verliert schnell den Überblick. In diesem Video erfährst Du, wie Du mit Outlook jeden Tag 1x deinen Posteingang mühelos komplett leer bekommst.
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00:00 Einleitung
00:24 Umfrage zum Thema "Inbox Zero"
02:11 Grundsatz: Verarbeiten statt sichten
04:09 Die wichtigste Regel: Aufgabenliste statt Posteingang
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Dienstag, 16:00 Uhr
Sonntag, 10:00 Uhr
Ich gehe jeweils auf einen Bereich des digitalen Arbeitens genau ein, gehe richtig in die Tiefe und gebe am Ende konkrete Schritte, um das Gelernte mit Microsoft 365 (bspw. Teams, SharePoint und OneNote) sofort umzusetzen.
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Wie stehst Du zu dem Thema? 😊
Das klappt normalerweise super. Ich bekomme aber z.B. auch viele eMails, die ich gar nicht bearbeiten muss, die nur Info sind. Die sortiere ich normalerweise einfach in einen Ordner. Eine Frage: Wenn man die eMails als Aufgaben anlegt, sind sie ja nicht automatisch weg. Wie sie in einen anderen Ordner gehen, weiß ich (QuickStep). Welche Struktur schlagt Ihr vor? Einfach einen Ordner mit Titel „zugewiesen“, einen mit „bearbeitet“ z.B.? Mein Problem ist bspw., dass ich mittlerweile zu viele Ordner habe (sinngemäß „wichtig, wirklich wichtig, total wichtig, dringend“. Ist es sinnvoll, thematische Ordner anzulegen und dort die eMails abzulegen, zu denen man Aufgaben erstellt hat?
@@schorli183 Ich persönlich habe nur 3 Ordner, in denen sich E-Mails befinden können (Posteingang, gesendete E-Mails und Archiv). Ins Archiv verschiebe ich ALLE E-Mails, wenn ich diese im Posteingang verarbeitet habe. Wenn man eine Aufgabe anlegt, befindet sich ja eine Kopie der E-Mail in der Aufgabe. Wenn ich die Aufgabe bearbeite, kann ich die E-Mail dort finden und ggf. direkt beantworten. Ich mag es gerne simple und minimalistisch. Man kann auch mit mehr Unterordnern arbeiten. Wäre mir aber zu viel Arbeit.
@@buerokaizendigital Ich denke, da liegt bei mir so die Krux, ich muss öfter mal eMails wieder herauskamen für Kolleg:innen und dadurch haben sich zu viele Ordner angesammelt. Ich werde mir das Ganze wohl auch minimalistisch einrichten. Vor lauter Orga habe ich etwas den Überblick verloren.
Ich arbeite viel vom Smartphone (iPhone) dort gibt es meines Wissens nach keine Option eine email zu einem task zu machen - irgendeine Idee wie man das lösen könnte?
P.S. Outlook App für iPhone
@@sebastianschwarzendahl5695 Doch, mit der Outlook App geht das. Siehe auch czcams.com/video/LAjNfXALpa8/video.html
Ich bin so froh, dass ich euren Kanal gefunden habe. Dank eurer Videos lerne ich Outlook neu kennen und lieben :)
Das freut uns, danke fürs Feedback 😀👍
Einfach super! Dankeschön!!!! ❤
Wie immer mal wieder ein sehr informatives Video. Die Clips im Intro sind einfach zu geil :-)
Das System ist super. Hab das jetzt mal fest in meinen Tag eingeplant und bin sehr stolz drauf. Meine Kollegen bewundern das auch. Vielen Dank. Weiter so
Sehr cool. Vielen Dank fürs Feedback und Gratulation zur Inbox Zero 👍
Vielen Dank für das Video. Sehr informativ. Bei mir habe ich es so eingestellt, dass Outlook es nach Empfänger sortiert und in die entsprechende Ordner automatisch hinzufügt. So habe keine unnötige Mails in Inbox und es bleibt immer sauber. Gruss Odin
Danke für das Video und die Idee der Umsetzung
Danke, super Video! Habe soeben einen neuen Job gestartet und werde dies ab sofort umsetzen.
Das freut uns. Viel Erfolg 👍👍
Ich arbeite genauso - nur dass ich den Posteingang nicht leere sondern alles darin aufbewahre, allerdings lese ich dann nicht alle E-mails neu. Super Video :)
Super, wird getestet.
Super hilfreich 👍
Herzlichen Dank für diesen Tipp
Sehr gerne!
@@buerokaizendigital Ich arbeite nun seit 4 Tagen mit dem „chaotischen System“ und es klappt wunderbar. Sicher habe ich als Rentner nicht soviel Mails, aber ich bin in diversen Vereinen und Organisationen engagiert und es fallen doch auch einige Mails an. Liebe Grüsse aus der Schweiz
Guten Morgen verehrtes Team von BüroKaizen. Ich bitte um Antwort auf folgende Frage:
Werden in der Sicherung, dessen Weg Sie auch schon beschrieben haben, die vormals eingestellten Regeln mit in die Sicherung übernommen?
Nein in der Sicherung werden für gewöhnlich keine Regeln gesichert sondern nur die reinen Daten (E-Mails, Aufgaben, Termine, Kontakte)
Das erwähnst du auch im "Büro-Kaizen-Workflow". Den fand ich richtig gut!
Mailverarbeitung? Nur so geht's! 👍
Gute Infos! Bei mir gibt es da immer das Problem mit Mails die auch als Nachweis oder zu Dokumentationszwecken dienen.
Bisher immer in Unterordner abgelegt, damit es wenigstens a bisserl strukturiert ist🙈
Oder gibt es da bessere Ideen?
Ich sortiere meine E-Mails generell nach dem Absender um sie so aufzubewahren, wenn diese bearbeitet sind, das Problem ist nur die Sache das viele Anbieter einfach ein zu kleines Speicherkontingent anbieten und es somit egal ist, ob ich die Mail in Outlook verarbeite oder auf der Webseite des Anbieters, dadurch das sich die Daten immer Synchronisieren ist der Speicher irgendwann voll.
Super Video! Wo genau liegt den der Unterschied oder sogar wie die Vor und Nachteile von löschen oder archivieren? Ich handhabe es so das ich Mails die ich nicht mehr brauche in einen erstellten Ordner im Posteingang verschiebe. Hat das Nachteile?
Sie erstellen aus einer Email eine Aufgabe. Löschen diese dann. Verschwindet dann die an der Aufgabe angehängte Email nicht? Leeren sie "gelöschte Elemente" nie?
Was mich auch brennend interessieren würde werde die Ansicht im Posteingang. Ich suche schon länger eine Möglichkeit das Problem in schach zu bekommen wenn ich einen Email verkehr über ein Thema habe, dieses wichtig ist und ich nicht aus den Augen verlieren möchte markiere ich die Mail zum nachverfolgen, jetzt bekomme ich weil ich auf die Mail geantwortet habe wieder eine Antwort. Das Thema ist wichtig und soll nicht verloren gehen. jetzt müsste ich aber immer wieder die neuste Email zur nachverfolung markieren und die ältere als "erledigt" markieren und verschieben, löschen oder archivieren. Ich finde hierzu keine praktikable lösung. Haben Sie dazu etwas?
die quicksteps zum termin/aufgabe scheinen aber nur mit MS-emailkonten zu funktionieren .....
Aber verbrauche ich nicht doppelten Speicherplatz, wenn ich jede Mail noch in eine Aufgabe kopiere? Ich bekomme viele Mails mit großen Anlagen. Also nutze ich Kennzeichnung/das Fähnchen an der Mail
Es stimmt, man braucht den doppelten Speicherplatz wenn man eine Mail in eine Aufgabe kopiert. Nachdem die Aufgaben nach Erledigung gelöscht werden können, sollte das im Postfach keinen Unterschied machen. Außerdem sollte zumindest für Microsoft 365 Kunden der Speicherplatz kein Engpass im Postfach sein (50 GB).
Wenn ich eine Email als Aufgabe umwandle und sie dann Lösche.... ist die Email dann wenn sie im Postfach gelöschte endgültig gelöscht wird auch im Aufgabenkalender gelöscht?
Das Problem mit der Terminierung ist, dass möglicherweise zum Termin gerade keine Zeit zur Bearbeitung vorhanden ist, was dann, das weis man ja vorher nicht ?
Hallo, besten Dank... leider finde ich die Suchordner nicht ......
Hallo, danke für das Video. Hast du einen Tipp, was man machen kann, wenn man bereits E-Mails im 4-stelligen Bereich im Posteingang hat (bearbeitet aber nicht wegsortiert)?
Grüße
Mit der Maus + Umschaltaste alle bearbeiteten Mails auf einmal markieren und in den Archiv-Ordner verschieben. Danach das gute aufgeräumte Gefühl genießen 😀 (Alternativ kann man den Posteingang filtern in gelesen/ungelesen und dann bei gelesen STRG+A um alle zu markieren)
Super Video! Dankeschön dafür. Mein Problem ist, dass es immer wieder eMails gibt, welche ich „irgendwann mal brauchen könnt“. ;)
Das lege ich persönlich in OneNote ab. Da habe ich eine kleine Wissensdatenbank mit verschiedenen Abschnitten wo solche Dinge gesammelt werden. Vorteil bei OneNote im Vergleich zu Outlook ist, dass ich hier nicht nur Mails ablegen kann sondern auch Fotos, Handschrift, Webseiten, Notizen, Videos, ...
@@buerokaizendigital Danke dir für diese „Idee“ ;) Ich verwende OneNote sehr gerne, aber eMails habe ich bisher noch keine abgelegt. Tolle Idee, ich werde es mal ausprobieren :)
@@mickimausi Es gibt in Outlook im Menü einen Button "An OneNote senden"
Emails die ich bearbeitet habe landen im Archiv, Emails die wissenwerten Inhalt besitzen kommen bei mir in einen Unterordner "Read" des Posteingangs .
Super System, konnte ich gut adaptieren
Das freut uns. Danke fürs Feedback 😊👍
Guter Tip mit dem erstellen von Aufgaben! Werden diese dann nicht auch noch in der Microsoft To-Do Applikation angezeigt?
Genau richtig: Die Outlook Aufgaben und die ToDo sind identisch
Super Video. Aber wie organisiert ihr euch, wenn ihr Mails auf mehreren Geräten bearbeitet? Windows Rechner/iPad/iPhone. LG
Wir arbeiten mit Exchange-Konten. Das bedeutet jede Änderung auf einem der Geräte wird auf den anderen genauso angezeigt.
Ich hab im Posteingang immer alles kategorisiert... aber bei aktuell über 100 Mails versagt mein bisher gut funktionierendes System leider auch. Drum werd ich da jetzt Tabula Rasa machen. Danke 🙏🏻
Schönes und informatives Video! Wie gehen Sie denn mit gesendeten E-Mails um? Verschieben Sie diese auch in den Ordner "Archiv" oder verbleiben die im Ordner "Gesendete Elemente"?
Die lasse ich im Ordner ""Gesendete Elemente"
Wie geht ihr mit e-Mails um, die ihr verschickt habt und auf eine Rückmeldung wartet. Wo parkt ihr diese E-Mails?
Ich vertraue meinen Gegenüber dass er sich von selbst meldet. D.h. ich überwache solche Dinge nicht. Falls es sich doch nicht vermeiden lässt (in sehr wichtigen Fällen) mache ich eine Aufgabe auf die Aufgabenliste.
Sehr gutes Video. Sehe ich das richtig, dass du pro Tag 4 E-Mails als Aufgabe (to do > 2min) bearbeitet? Ich kann mir bei meiner mail flut nicht vorstellen diese als Aufgabe zu wandeln und dann später zu bearbeiten weil es einfach so viele sind.
Im Video ist nicht meine echte Aufgabenliste zu sehen sondern nur einige Musteraufgaben. Ich habe pro Tag ca. 10 Aufgaben auf der Aufgabenliste. Mehr schaffe ich aus Erfahrung an einem Tag nicht. Ich versuche die meisten E-Mails sofort zu beantworten. Dabei ist für mich nicht Perfektion wichtig sondern Geschwindigkeit. Nur ganz wenige E-Mail wandern aus verschiedenen Gründen auf die Aufgabenliste.
@@buerokaizendigital vielen Dank für die schnelle Antwort. Ich werde das System mit den Outlook Aufgaben einführen müssen. Ich dachte auch schon daran Ordner zu erstellen mit "Projekte", "warten auf" und archivieren
@@FootstepsOfFear Der Vorteil bei den Aufgaben: Ich muss nicht täglich einen ganzen Ordner "warten auf" usw. durchklicken sondern nur die 5-10 Aufgaben ansehen, die heute fällig sind.
mein Tip: die Funktion „erneut erinnern“ verwenden - ist auch eine Terminisierung die wiederum dann im posteingangsfach landet
Auch eine Möglichkeit 👍 Vorteil bei Aufgaben: Ich kann Notizen hinzufügen, wenn ich das möchte
kann man in Outlook mehrere Posteingänge haben, einen für Werbung usw. Wie bei Gmail vom Prinzip?
Danke schonmal für eure Antwort
Ja, man kann unter der Registerkarte "Ansicht" die Funktion "Posteingang mit Relevanz" aktivieren. Dann werden die Mails in "Relevant" und "Sonstiges" unterteilt. Bei Sonstiges sind dann Newsletter, Werbung usw.
Die Aufgabenliste wird dafür immer länger :)
Ich entschuldige mich, dass meine Frage nicht in direktem Zusammenhang zum Schwerpunkt des Videos steht - aber haben Sie die Bereiche in Outlook tatsächlich genau wie im Video zu sehen produktiv im Einsatz? Also den Body einer Mail nur zur Hälfte sichtbar und gleichzeitig aber die Liste mit den Mails und die Liste aller Ordner viel breiter als notwendig? Nochmals Entschuldigung, aber diese Frage beschäftigt mich gerade einfach.
Für das Video haben wir alles etwas vergrößert. Normalerweise arbeite ich mit einen höheren Auflösung. Dann ist für alles mehr Platz (z.B. den Lesebereich der einzelnen Mail).
Kurze Frage, die nichts mit dem Video zu tun hat: Stehen neue Bucherscheinungen bevor oder Neuauflagen älterer Auflagen an ?
Von unserem Buch "Erfogreich digital zusammen arbeiten" gibt es in wenigen Tagen die zweite überarbeitete Auflage 👍
Ich kennzeichnen die Email direkt mit Termin und verschiebe sie in den Projektordner. Kein Umweg über Aufgabe, weil sie gleich richtig abgelegt ist.
Ja, es gibt verschiedene Systeme die funktionieren. Wichtig ist: Verarbeiten statt sichten :)
Woran liegt es eigentlich dass Office 365 und konkret davon Outlook unter OSX einen gesammelten Posteingang für alle Accounts von Beginn an einrichtet, unter Win 10/11 das aber pro Account geschieht und damit nicht so übersichtlich ist?
Normal gilt die folgende Logik: Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Postfach für seine persönliche E-Mail-Adresse. Manche Mitarbeiter haben mehrere Postfächer in Outlook geöffnet (z. B. die Assistentin zusätzlich das Postfach ihres Chefs oder zusätzlich eine allgemeine info@...-Adresse). Damit diese E-Mails nicht durcheinander kommen werden sie in getrennten Posteingängen angezeigt und organisiert. Was man tun kann: Die verschiedenen Posteingänge alle zu den Favoriten hinzufügen. Dann stehen sie direkt nebeneinander und sind schnell erreichbar.
Wenn man verschiedene E-Mail-Adressen in einem Postfach haben will, ist das auch kein Problem. Das lässt sich jederzeit über Umleitungen einrichten.
@@buerokaizendigital Danke für die Antwort, mir geht's aber um rein private E-Mail Accounts. Warum wird dergleiche E-Mail-Client, in diesem Fall Outlook im 365 Paket, unter OSX anders dargestellt als unter Windows? Dort brauche ich keine Favoriten extra einrichten, sondern habe meine web.de, GMX.de, Gmail....gebündelt oben unter einem Postfach zusammengefasst (alle als IMAP eingerichtet) und unter Windows muss ich links in der Seitenleiste immer alle Postfächer abscrollen in da eine neue E-Mail angekommen ist.
@@bassmanchristian1431 Ja klar, ist nicht ganz optimal das die Programme nicht überall gleich aussehen und dieselben Funktionen haben 👍
@@bassmanchristian1431 ich fühle mit dir und hoffe, dass MS dies bald auch für Windows bereit stellt. Auch das man auswählen kann, welche Postfächer im globalen Posteingang angezeigt werden.
Ich wünsche mir aber auch mehrere Outlook Instanzen mit unterschiedlichen Postfächer. Das geht auch nicht. Da hilft Outlook Web.
Wir werden sehen, ob MS wirklich die Client Version durch die Web Version vollständig ablösen will.
Wie kann man in die Aufgabenliste eine Aufgabe integrieren, die man z.B. einen ganzen Monat lang jeden Tag beachten muss, ohne den Überblick zu verlieren?
Am einfachsten ist eine Serienaufgabe. Wenn man die erledigt erscheint sie am nächsten Tag wieder neu. Ist aber insgesamt nur 1x in der Liste. D.h. die Liste bleibt trotzdem schön übersichtlich.
Kann man einstellen, dass die Mail beim weiterleiten automatisch aus dem Posteingang gelöscht wird?
Ja mit einem Quickstep geht das gut.
@@sitipanaka Danke. Genau, mit einem QuickStep geht das...
Was macht man mit Mails, die man beantwortet hat und auf die man auf Rückmeldung wartet?
Ich mache mit denen gar nichts. Der Affe sitzt auf der Schulter des anderen der sie beantworten muss.
Hallo Marcel, wie würden Sie das handhaben, wenn in meinem Outlook 4 Email-Konten hinterlegt sind und sollte Outlook den ganzen Tag offen sein? Letzteres lenkt doch immer ab, wenn eine neue Email kommt. Sollte man Outlook z.B. 3 mal am Tag öffnen? Vielen Dank :-)
Viele brauchen Outlook laufend um Termine einzutragen, Themen alten Mails zu recherchieren oder die Aufgabenliste zu nutzen. Wenn dann neue Mails stören hat man die Möglichkeit unter "Senden/Empfangen" in den Offline-Modus zu wechseln. Dann hat man auf alles Zugriff, neue Mails werden aber nicht zugestellt. Alternativ natürlich einfach Outlook schließen 👍
[Strg] + A, [Entf] ❤❤❤
eine minute pro Mail😂 ich muss noch auf andem Flur ausdrucken und akten suchen und Abheften in der Fachanwendung parallel dokumentieren. 5 min. aufwärts…
Glückwunsch! Noch viel Potential für Zeitersparnis 😊👍
Im Thumbnail steht als Titel „Nie wieder Kontrolle über deine Emails…“ 😝
Ja, dass wird nicht ganz optimal abgeschnitten 😅
Bei mir kommt die Fehlermeldung: Ordner Aufgaben kann nicht gefunden werden
Wann wird die Fehlermeldung angezeigt? Bei einem QuickStep?
@@buerokaizendigital Danke für die schnelle Antwort. Ich habe einen Quickstep erstellt, da Aufgaben bei Quicksteps nicht angezeigt wurde. Beim anklicken erscheint die Fehlermeldung.
@@berndjanssen5364 Vielleicht ist bei der Erstellung des QuickSteps ein Fehler passiert. In diesem Video wird gezeigt wie man den QuickStep anlegen kann: czcams.com/video/d4qPj6L11IA/video.html
Guten Morgen. Ich habe den Quickstep exakt so erstellt wie im Video beschrieben. Trotzdem kommt die Fehlermeldung. Kann es mit dem IMAP Account zusammenhängen? Wenn ich im Outllook Ordner den Quickstep erstelle und anwende funktioniert es. Nochmals Danke für die Antwort
@@berndjanssen5364 Das mit dem IMAP war der richtige Hinweis, vielen Dank. Dies ist eine bekannte Einschränkung in Outlook. Outlook synchronisiert den Ordner "Kalender" oder "Aufgaben" nicht mit dem Server für IMAP- oder POP-Konten. Falls Sie das nutzen wollen, dann von IMAP zu Exchange wechseln. Ich würde persönlich nur mit Exchange arbeiten. IMAP ist ein altes Protokoll mit einigen Nachteilen.
Infos waren da, aber ein wirkliches Showcase oder Tutorial ist das jetzt nicht, dafür fehtl einfach alles was gezeigt hätte werden können
Mein Posteingang ist nie leer. Ich denke, dass sich jeder ein eigenes System anlegen sollte.