Créer des règles de gestion des emails Outlook
Vložit
- čas přidán 24. 07. 2024
- Une boite email professionnel peut vite devenir un cauchemar de gestion. Le moyen le plus simple pour s'y retrouver avec ses messages est de créer des règles de gestion.
Je montre dans cette vidéo comment accéder à ses règles, comment les créer, les activer ou les supprimer. Il est également possible d'appliquer ses règles à tout l'historique de sa boite mail. N'attends plus pour utiliser cette fonctionnalité !
Niveau sur Outlook : Débutant
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Épisode 78 de Cybermatik - Créer des règles de gestion des emails Outlook
Chapitres
00:00 Introduction
00:56 Objectif de la manipulation
01:43 Créer des dossiers dans sa boite mails
02:06 Options basiques de règles d'emails
03:37 Déplacer ses messages dans un dossier en auto (pour l'historique aussi !)
05:27 Retrouver ses règles, les annuler
06:27 Déplacer un email en fonction du destinataire
07:11 Comportement d'une règle Outlook pour les mails en cours de réception
08:54 Règles Outlook avancées
12:33 Bien ordonner ses règles
13:29 Conclusion
Présentateur: Ton geek Dimitri sur les logiciels de bureautique: Excel, Power BI, Power Automate, Power Apps, Office, Windows, Word, Powerpoint et VBA pour applications. - Věda a technologie
Merci. Très utile, continuez comme ça Cybermatik.
Avec plaisir
merci
Bonjour, merci pour ce tuto qui retient toute mon attention. Nous sommes d’accord que si je prépare des dossiers par « personnes » je peux créer une règle avec la dite « personne » et les mails basculeront directe sur la boîte concernée, c’est cela ?
Merci pour ton commentaire ! Oui c’est exactement ça ;)
Bonjour, j'aurais une question, j'étais en train de faire des règles pour trier un peu mais je suis tombé sur un problème, est ce que les règles fonctionnent que sur la boite de réception ? C'est pas possible d'appliquer une règle sur un dossier différent ?
Hello,
Effectivement, les règles basiques ne s'appliquent que sur la boite de réception (à ma connaissance). Tu devras très probablement passer par Power Automate pour réaliser des règles sur des messages stockés dans d'autres dossiers de ta boite. De manière générale, Power Automate permet d'outrepasser beaucoup de limitations induites par les règles Outlook, et ce qu'elles ne supportent pas.
Cela implique également que tu aies une licence Microsoft 365 non-personnelle.
Good luck ;)
Merci pour le tuto sur les règles de gestion Outlook. Je n'y ai pas trouvé le "comment déplacer un mail si celui-ci ne contient pas un mot en partiluier dans l'objet". Si tu as la connaissance de sa réalisation, n'hésite pas à me l'indiquer. merci !
Hello et merci pour ton message ;)
Effectivement je ne trouve pas cette option dans les règles d'email. Je pense qu'elle n'a pas été mise à notre disposition car cette règle peux très vite générer des comportements indésirables, et perdre des emails c'est pas cool.
Je te recommande plutôt de démultiplier les règles basée sur le contenance de mots dans l'objet.
Good luck ;)
Le hic avec les règles, c'est que Outlook ne contrôle pas les règles en double. Après, il n'est pas facile de trouver pourquoi un message est en double !
Hello cette vidéo aussi est super utile, cependant est-il possible via les règles de déplacer chaque mail envoyé dans un dossier une fois envoyé (exemple tous les mails envoyés vont dans archives)? Merci d’avance
Mathieu, oui cela est tout à fait possible. Pour cela positionnes toi dans ta boite d'envoi, clic droit, règle, créer une règle.
Par défaut Outlook devrait te proposer de déplacer les messages dont tu es l'expéditeur dans le dossier de ton choix (rediriges donc vers ton dossier d'archives).
J'ai testé et ca fonctionne ;)
@@Cybermatik top je vais tester cela merci pour toutes tes réponses et tes vidéos 😁
Merci pour ce tuto, y aurait-il moyen de retrouver un dossier qui a été supprimé par faute? j'y arrive pas en fait 🙄
Merci pour le commentaire.
Je n’ai jamais réalisé la manip mais je pense que c’est possible.
Regarde le lien ci-dessous, il y a deux méthodes de recovery expliquées.
www.easeus.fr/amp/recuperer-fichiers-supprimes/comment-retrouver-un-dossier-perdu-dans-outlook.html
Bonjour,
Tuto très intéressant. Est-il possible d'en faire d'autres.
Merci
Bonjour Daniele, oui il y a pleins d'autres possibilités. Beaucoup sont dispos dans les "Règles avancées" que je parcours très rapidement dans le tuto. Si tu as un besoin très précis redis moi et je te dirai directement si c'est possible ;)
Comme tous ces tutos, c'est une présentation basique par contre je n'ai jamais trouvé un tuto qui explique comment gérer les mails qui n'ont pas d'adresse c'est à dire qu'il n'y à qu'un titre qui apparaît et le filtre ne sait pas prendre en compte ce champ moi j'aurai aimé une règle qui permet de supprimer ces mails intrusifs et que le filtre apparemment ne sait pas traiter.
Bonjour Jean-Francois,
Bien que pas mal d’options soient disponibles nativement avec Outlook tout n’est pas possible.
Pour des règles plus avancées je t’invite à utiliser Power Automate qui est capable de se déclencher à la réception d’un e-mail arrivant dans n’importe quelle dossier de ta boîte ainsi que de déplacer ou supprimer des messages en fonction de n’importe quel paramètres custom dont tu as besoin.
Cela nécessite par contre que tu est accès à une offre ms 365 (hors offres particuliers)
Bonne journée.
Merci ! >Je ne connaissais pas, j'ai bien office 365
@@Cybermatik
Bonjour
Je travaille dans une organisation pour laquelle il est nécessaire de « taguer » une personne responsable du dossier ( assigner à une couleur )Si la personne ne consulte pas sa boîte elle ne sait pas qu’un message est arrivé, j’aimerai donc pouvoir créer une règle qui permettrait d’alerter la personne au moment du tag. Si c’est possible …
Bonjour,
Juste pour m'assurer de bien répondre à la question, sur quel logiciel la personne est-elle taguée? Outlook, Teams, Planner, To Do, Excel ?
En fonction de ton utiisation j'essaierai de répondre le plus précisement possible. Dans le cadre d'une utilisation 100% dans Outlook je pense que Power Automate doit pouvoir produire le comportement que tu souhaites.
Petite recommandation, pour gérer les plans d'actions d'équipe la meilleure option est d'utiliser MS Planner (si ton entreprise utilise bien MS365). Outlook peut faire l'affaire mais nous recevons tellement d'email dans nos messageries que le risque de passer au travers est très fort. Et pour des plans d'actions, svp fuir Excel !!
Bonne journée.
Bonjour à tous. Quand je crée une règles, j'ai beau décocher la case " ne plus traiter les règles", elle ne s'enregistre pas et dés que je reviens par le biais modifier la règle, la case est toujours cochée. Quelqu'un à une idée ???? merci
Hello,
As-tu essayé de modifier la règle directement depuis Outlook en ligne. Si jamais ton problème vient de la communication entre ton appli de bureau et le serveur le fait de passer directement en ligne pourrais bien t’aider.
Redis-moi si ça marche ;)
Bjr... Comment il faut faire pour remettre dans l ordre mes mails c a dire les derniers mails se retrouvent en tête et les nouveaux n importe où dans la liste.. Merci
Hello, merci pour ton message ;)
Toute en haut de ta liste d’e-mail tu as un menu où sont accessibles différentes dispositions de rangement des e-mail. À côté de « Prioritaire » et « autre » tu dois avoir un menu déroulant sur la droite.
Sur cette vidéo c’est là qu’est marqué « par date ». Tu dois avoir un autre critère de classement sur ton Outlook mais si tu utilises celui par date tu devrais atterrir sur l’affichage que tu recherches.
J’ai également pour habitude de toujours ajouter un dossier de recherche spécifique pour les courriers non lus. Comme ça on a le meilleur des deux mondes: un affichage avec les messages dans l’ordre temporel et un dossier juste pour les non lus.
Bonne journée ;)
@@Cybermatik bonjour et merci je viens de regarder et en haut , j'ai bien prioritaire et autre mais pas le menu déroulant par contre plus a droite j'ai sélectionner et filtrer don je c pas comment faire , je suis sur windws 10 si ça peut aider merci merci bcp
Joel,
Pourrais-tu me transmettre un Screenshot de ton écran par email : contact@cybermatik.fr ? En fonction de ce que je vois en interface, je tenterai de t'aider. Quelle version d'Outlook utilises-tu ?
Bonjour, est il possible de classer un mail en fonction du nom de sa pièce jointe ? J'en recois 2 identiques par jour et la seule différence entre les 2 c'est la PJ. Merci
Bonjour Celine,
Oui, cela est possible, mais je ne pense pas nativement sous Outlook.
Tu vas devoir mettre les mains dans Power Automate (si tu utilises bien Microsoft 365). Il te faudra créer un automate qui :
- Se déclenche à la réception d'un email contenant une pièce jointe. Tu également peux ajouter un critère d'objet pour limiter les démarrages non désirés de l'automate.
- Tu récupères la pièce jointe d'email.
- Tu ajoutes une condition qui test le nom de ta PJ (displayname contient "tachaineatester")
- Dans le bloc vrai, tu classes ton email dans le dossier de ton choix.
- Dans le bloc faux, tu le classes dans l'autre dossier
C'est un cas d'usage idéal pour faire tes 1ers pas sur Power Automate ;)
Voici une vidéo sur le sujet : czcams.com/video/QpR440Hcugw/video.html
Good luck ;)
@@Cybermatik merci pour toutes ses explications. Je vais arrêter de chercher je sais maintenant que ce n'est pas à ma portée. Bonne journée
Existe t'il un mode d'emploi de la gestion des règles ? (arrêter de traiter plus de règles, l'importance de l'ordre des règles, etc...)
Bonsoir Jacques,
Au-delà des divers tutos que tu pourras trouver sur le sujet, des documentations officielles Microsoft contiennent les principales infos à connaître sur le sujet.
Lorsque ces documentations ne sont pas suffisantes, tu pourras avoir besoin de consulter d'autres ressources.
Voici les sites officiels auxquels je pense :
support.microsoft.com/fr-fr/office/configurer-des-r%C3%A8gles-dans-outlook-75ab719a-2ce8-49a7-a214-6d62b67cbd41
support.microsoft.com/fr-fr/topic/utiliser-des-r%C3%A8gles-de-bo%C3%AEte-de-r%C3%A9ception-dans-outlook-com-ou-outlook-sur-le-web-4b094371-a5d7-49bd-8b1b-4e4896a7cc5d
support.microsoft.com/fr-fr/office/g%C3%A9rer-les-courriers-%C3%A9lectroniques-%C3%A0-l-aide-de-r%C3%A8gles-c24f5dea-9465-4df4-ad17-a50704d66c59
J'espère que ces informations te seront utiles ;)
@@Cybermatik parfait, merci pour tes réponses. En ce qui concerne M$, je ne suis pas trop étonné qu'ils fournissent un programme sans un mode d'emploi ad-hoc !
@jacques3051 beaucoup de doc accessibles manquent côté MS, raison pour laquelle des chaînes YT prennent le relais pour diffuser l’info autrement.
Si tu as des besoins spécifiques, n’hésites pas à me contacter en direct : contact@cybermatik.fr