Dokumente perfekt ablegen - Wie du deine Ordnerstruktur entwickelst (Minimalismus im Home Office)
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- čas přidán 3. 06. 2021
- Du willst mehr Ordnung, Minimalismus und Übersicht in dein Home Office oder Büro bringen? Deine Papiere ausmisten oder Ordner mal wieder entrümpeln?
In diesem Video zeige ich dir, wie du für alle deine Papiere und Dokumente eine Ablage entwickelst, die für dich persönlich funktioniert.
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Hier dreht sich alles rund um die Themen Ordnung, Organisation und das Leben vereinfachen. Ob in der Wohnung, dem Büro oder der digitalen Ablage: Gemeinsam räumen wir sowohl räumlich als auch immateriell auf. Denn eine minimalistische Denkweise verändert so vieles... Freu dich auf eine Transformation auf allen Ebenen und mit einer grossen Portion Spass! 🦋
#AufräumMotivation
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Cool.😀
Hallo. Ich bin eben auf dein Video gestoßen, da ich den Begriff "Unterlagen sortieren" gesucht habe. Ich habe selbst viele Erfahrungen gesammelt und einiges für mich umgesetzt und war auf der Suche nach "neuen Denkanstößen". Für mich geht aus deinem Video nicht hervor, ob sich das eher an die privaten oder beruflichen Zuschauer richtet; hier hat mich das Begriff "Homeoffice" etwas irritiert. Ich persönlich bin eher ein Fan von "digitalisieren" und weniger Papier zu Hause, denn der meiste Teil (z. B. Rechnungen, Schriftverkehr) kommt ja heutzutage schon alles über den digitalen Kanal. Aber danke für dein Video und deine investierte Zeit.
Lieber Stephan, vielen Dank für deinen Kommentar und den Hinweis. Tatsächlich hatte ich die Intention, mit dem Video Menschen als Privatpersonen anzusprechen. Ich hatte seit jeher einen Schreibtisch zu Hause, also ein Home-Office im Sinne eines Ortes einer Steuer- und Organisationszentrale auch für das Privatleben. Allerdings sehe ich jetzt, dass die Nutzung dieses Begriffs seit der Pandemie und dem Aufkommen von mehr beruflichem Homeoffice-Arbeiten so tatsächlich verwirrend ist. Bei mir als inzwischen Vollzeit-Selbstständige fliesst Privates und Berufliches ohnehin stark ineinander.
Zum Punkt ob digital oder Papier denke ich, dass das immer auch eine persönliche Frage ist. Auch ich beschäftigte mich gern mit der ganzen Thematik, digitalisiere viel und bin sehr dankbar für diese Möglichkeit. Daher hatte ich auch schon Anwandlungen möglichst auf Null zu kommen, was physische Papiere angeht. Auch ich wickle Dinge wie Steuererklärung und Korrespondenz mit Krankenkasse oder Bank gerne online/digital ab und verschicke meine eigenen Rechnungen auch nur per Mail.
Irgendwann habe ich jedoch bemerkt, dass es auch da ein Kosten-Nutzen Verhältnis gibt und ich gerne einige Sachen mehr (zumindest vorübergehend) physisch aufbewahre als das absolute Minimum. Nichts destotrotz wäre ich ohne Möglichkeiten und Tools wie stapelweises Scannen, Cloudlösungen und Notion beruflich wie privat nicht halb so gut organisiert. Da ich sehr lernfreudig bin und mich als eine Art Wissensarbeiter sehe, ist es für mich extrem wichtig, alle meine Unterlagen zu Weiterbildungen, Notizen, Zitate aus Fachbüchern, aber auch Links und eigene Gedankengänge wieder auffindbar und idealerweise jederzeit verfügbar (also auch digital) abzulegen. Damit ich diese Dinge auch dann verfügbar habe, wenn mich die Muse küsst.
Falls du mir mehr von deinen Erfahrungen zum Thema berichten oder Anstösse dazu hast (z.B. was für Unterlagen du genau sortieren möchtest), freue ich mich noch einmal von dir zu lesen. Durch deinen Kommentar beginnt mein Geist jedenfalls bereits mit der Fortsetzung der Aufarbeitung dieses Themas.
Vielen Dank auch dir für deine investierte Zeit und herzliche Grüsse, Yara
Was ist denn deine Definition von veralteten Dokumenten? Also wann schmeißt du welche Dokumente weg? Nach 5 Jahren, 10 oder ist das viel zu lange zum Aufbewahren?
Lieber Philipp, danke für die gute Frage! Das kommt tatsächlich darauf an. Dokumente als Privatperson kann man recht grosszügig ausmisten. Wenn du selbstständig bist, heisst es ja immer, man müsse tatsächlich alle Papiere 10 Jahre aufbewahren. Das ist aber allgemein noch einmal ein anderes Unterfangen mit Buchhaltung und Co., daher mal die Antwort für den privaten Gebrauch:
Für mich ist weniger die Anzahl Jahre wichtig, sondern meist nur die aktuellste Version von allem, was noch relevant ist. Das sind bei mir manchmal Papiere, die wirklich schon älter als 10 Jahre sind, die meisten aber sind eher neu. Wenn ich z.B. ein Bankkonto nicht mehr besitze, kommen die Sachen dazu weg. Kontoauszüge habe ich nur digital. Somit habe ich zu aktuellen Bankverbindungen eigentlich nur die Papiere zur Eröffnung und Infobroschüren. Gleiches für Krankenkasse und Versicherungen. Private Rechnungen behalte ich nur 1 Jahr in physischer Form. Danach scanne ich den ganzen Stapel in einem ein und lasse das Dokument noch ein paar Jahre in meinem digitalen Archiv, falls ich doch mal noch weiter zurück müsste. Das ist mir aber in der Tat nur einmal in Zusammenhang mit einer Mietwohnung passiert. 😊 Ich hoffe ich konnte dir damit weiterhelfen! Ansonsten gerne noch einmal spezifischer nachfragen. 🍀
@ Vielen lieben Dank für die detaillierte Antwort!😊 Das hat mir sehr weitergeholfen.
Eine Frage habe ich aber noch: Du sagtest du scannst den Stapel deiner privaten Rechnung nach einem Jahr "in einem" ein und legst es digital ab. Habe ich das richtig verstanden, dass du anschließend sozusagen eine zusammenhängende pdf Datei mit allen Rechnungen von dem Jahr hast? Oder fertigst du einzelne pdf Dateien von den jeweiligen Rechnungen an? Also, dass z. B. die Amazon Rechnung in einem separaten pdf Dokument liegt als die Parfumdreams Rechnung?
Ich hoffe du hast meine Frage verstanden...
Vielen Dank für deine Zeit und Aufmerksamkeit!🥰
@@philipp9953 sehr gerne & das freut mich! 😊 Ja, ich habe deine Frage gut verstanden. Ganz genau, ich habe dann alles in einer PDF-Datei. Alles einzeln zu scannen wäre ich ehrlich gesagt zu faul bei etwas, was ich wahrscheinlich nie wieder brauche. 🤣
@ Da hast du Recht! Wäre unnötig Stunden dafür aufzuwenden, um es eines Tages einfach nur zu löschen😅 Nochmal vielen Dank für deine Antworten und die damit verbundene Zeit!😊 Bin jetzt fertig mit meinen Fragen😂
Woher ist der weiße Schrank im Hintergrund? 😍
Das ist eine Ikea BESTA Zusammenstellung. Inzwischen haben wir sie sogar umgenutzt als Vitrine für die Küche, weil in unserem neuen Büro eine Dachschräge ist und sie keinen Platz mehr hatte. Sieht immer noch super aus... 😃
www.ikea.com/ch/de/cat/besta-aufbewahrungssystem-46053/
Wieviele Ordner empfiehlst du maximal
Danke für deine Frage! Das ist sehr individuell, womit du gut zurecht kommst und welche Lebensumstände du hast. Als ich noch alleine wohnte und angestellt war, reichten eigentlich 3 Ordner (Rechnungen, Korrespondenz, privat) nebst den Unterlagen vom Studium. Als ich mit meinem Mann zusammenzog wurden es 2 mehr für die gemeinsame Rechnungen und Korrespondenz. Jetzt verheiratet mit Eigenheim und Selbstständigkeit ist es komplexer geworden mit Buchhaltung, Versicherungen etc. Jetzt haben wir eine ganze Regalreihe im Homeoffice mit Ordnern.
Aber auch die Platzverhältnisse haben sich geändert. Das spielt auch immer noch eine Rolle, wie viel Platz du dir nehmen möchtest, damit es optisch gut aussieht. Ich begrenze das immer. Wenn mehr dazu kommt weiss ich, dass ausgemistet und ggf. neu zusammengefügt werden muss.
Danke dir. Ich habe nie gelernt wie ich das wirklich machen soll und nun ist im privaten ein mensch dement geworden und die Papiere fliegen hier so. 😅 Das hat mir geholfen
Oh wow, das bringt sicherlich manche Herausforderungen mit sich... Freut mich, wenn ich ein Stückchen weiterhelfen konnte. Bei weiteren Fragen einfach melden & alles Gute! 😊